تنخواه‌گردان ساختمان چیست؟ نحوه تعیین، ثبت هزینه و تسویه

لامپ پارکینگ سوخته، قفل درِ پشت‌بام خراب شده و لوله‌بازکن برای چاه حیاط آمده است. هیچ‌کدام رقم بزرگی نیست، اما مدیر برای هر کدام یا باید از جیب خودش بدهد یا منتظر جمع شدن شارژ بماند. بعد از چند ماه هم دیگر یادش نیست چقدر خرج کرده و ساختمان چقدر به او بدهکار است. تنخواه گردان ساختمان برای همین خرج‌های خرد و فوری ساخته شده است: مبلغ مشخصی که در دست مدیر است، با رسید خرج می‌شود و هر بار که ته کشید، با ارائه حساب دوباره پر می‌شود.

تنخواه گردان ساختمان چیست؟

تنخواه‌گردان مبلغ ثابتی است که مالکان در اختیار مدیر یا خزانه‌دار می‌گذارند تا هزینه‌های کوچک و فوری را بدون معطلی بپردازد. این پول متعلق به ساختمان است، نه مدیر، و مدیر باید برای هر ریال آن سند داشته باشد.

آیین‌نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان‌ها این موضوع را پیش‌بینی کرده است. طبق ماده ۲۷ آیین‌نامه، مدیران به ترتیبی که مجمع عمومی تصویب می‌کند، برای تأمین هزینه‌های ضروری و فوری از شرکا وجهی به‌عنوان تنخواه‌گردان دریافت می‌کنند. دو نکته از همین ماده بیرون می‌آید: تنخواه برای هزینه «ضروری و فوری» است و مبلغ و روش آن را مجمع تعیین می‌کند، نه خود مدیر.

تنخواه با شارژ و صندوق ذخیره چه فرقی دارد؟

این سه گاهی با هم قاطی می‌شوند، در حالی که کارشان متفاوت است:

تنخواه جایگزین بودجه نیست. اگر هر ماه بخش بزرگی از هزینه‌های ساختمان از تنخواه پرداخت می‌شود، یعنی شارژ یا بودجه درست تنظیم نشده است.

مبلغ تنخواه را چطور تعیین کنیم؟

عدد تنخواه باید آن‌قدر باشد که مدیر وسط ماه دست‌خالی نماند و آن‌قدر نباشد که پول زیادی بی‌حساب در دست یک نفر بماند. روش ساده این است:

• خرج‌های خرد سه تا شش ماه گذشته را از روی رسیدها جمع بزنید.
• میانگین ماهانه را حساب کنید.
• تنخواه را حدود یک تا یک‌ونیم برابر این میانگین بگذارید.

مثال فرضی: اگر ساختمانی در شش ماه گذشته ۱۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان خرج خرد داشته، میانگین ماهانه ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان است و تنخواهی بین ۲ تا ۳ میلیون تومان کفایت می‌کند. این رقم فقط برای نشان دادن روش است.

مجمع علاوه بر مبلغ، باید این چهار مورد را هم روشن کند و در صورت‌جلسه بنویسد:

• سقف هر خرید: هزینه بیشتر از این سقف از تنخواه پرداخت نمی‌شود و مسیر عادی را می‌رود.
• تنخواه‌دار: چه کسی پول را نگه می‌دارد؛ مدیر، خزانه‌دار یا سرایدار برای خریدهای خیلی کوچک.
• فهرست هزینه‌های مجاز: چه چیزهایی را می‌شود از تنخواه خرید.
• زمان تسویه: هر چند وقت یک بار حساب تنخواه بسته و گزارش می‌شود.

چه هزینه‌هایی از تنخواه پرداخت می‌شود؟

ردیف آخر ستون دوم از همه مهم‌تر است. «فعلاً برمی‌دارم، آخر ماه می‌گذارم سر جایش» نقطه شروع بیشتر اختلاف‌های مالی ساختمان است.

ثبت هزینه‌های تنخواه؛ نمونه فرم گردش

قاعده ثبت یک جمله است: هیچ پرداختی بدون رسید و هیچ رسیدی بدون ثبت. اگر فروشنده فاکتور نمی‌دهد، مدیر خودش برگه‌ای با تاریخ، مبلغ، شرح و نام گیرنده پول بنویسد و امضا کند. از رسید عکس بگیرید؛ کاغذ حرارتی بعد از چند ماه سفید می‌شود.

این فرم برای ثبت گردش تنخواه کافی است. رقم‌ها مثال فرضی‌اند:

شماره هر ردیف را روی رسید همان خرج هم بنویسید تا تطبیق آسان شود. مانده ستون آخر باید در هر لحظه با پول نقد یا موجودی کارتی که دست تنخواه‌دار است بخواند.

تسویه و شارژ مجدد تنخواه

تنخواه «گردان» است، یعنی هر بار به مبلغ اولیه برمی‌گردد. وقتی مانده به حدی رسید که مجمع تعیین کرده، مثلاً یک‌پنجم مبلغ اولیه، یا دوره زمانی تمام شد، تسویه انجام می‌شود:

• تنخواه‌دار فرم گردش و همه رسیدها را به خزانه‌دار یا مدیر تحویل می‌دهد.
• جمع رسیدها با جمع فرم مقایسه می‌شود.
• مانده موجود شمرده و با مانده فرم تطبیق داده می‌شود.
• به اندازه مبلغ خرج‌شده، از حساب ساختمان به تنخواه برگردانده می‌شود.

نمونه صورت تسویه بر اساس همان مثال:

هزینه‌های تنخواه پس از تسویه باید در دفتر درآمد و هزینه ساختمان هم بیاید. ماده ۱۸ آیین‌نامه اجرایی، نگهداری این دفتر و ارائه آن همراه قبض‌ها و اسناد را وظیفه خزانه‌دار دانسته است. خرجی که فقط در برگه تنخواه بماند، در بیلان ساختمان پایان سال دیده نمی‌شود و حساب‌ها نمی‌خواند.

چهار قاعده برای اینکه تنخواه دردسر نشود

• پول تنخواه را جدا نگه دارید. کارت بانکی یا کیف جدا، نه جیب و حساب شخصی مدیر.
• کسری و اضافه را همان موقع روشن کنید. اختلاف چندهزار تومانی امروز، سه ماه بعد قابل ردگیری نیست.
• هنگام تغییر مدیر، تنخواه را تسویه کنید. مدیر قبلی مانده و رسیدها را تحویل می‌دهد و مدیر جدید تنخواه تازه می‌گیرد.
• گزارش تنخواه را پنهان نکنید. خلاصه‌ای از خرج‌های خرد را همراه گزارش دوره‌ای به مالکان بدهید. هزینه‌های کوچک اگر دیده نشوند، بیشتر از هزینه‌های بزرگ بدگمانی می‌سازند.

ثبت دیجیتال رسیدها

فرم کاغذی و فایل اکسل حسابداری ساختمان برای ساختمان‌های کوچک جواب می‌دهد. سختی کار در نگهداری رسیدها و انتقال دوباره آن‌ها به حساب‌های اصلی است. اگر هزینه‌ها را در نرم‌افزار مدیریت ساختمان همساده‌ها ثبت می‌کنید، خرج‌های خرد هم کنار بقیه هزینه‌های ساختمان و در همان گزارش‌ها می‌آید.

برای شروع

خرج‌های خرد سه ماه اخیر را جمع بزنید و مبلغ پیشنهادی تنخواه را حساب کنید. بعد مبلغ، سقف هر خرید، تنخواه‌دار و زمان تسویه را در جلسه مجمع به رأی بگذارید و از همان روز فرم گردش را پر کنید. تنخواه گردان ساختمان وقتی درست کار می‌کند که ساده بماند: مبلغ مشخص، رسید برای هر خرج و تسویه منظم.

سؤالات متداول

تنخواه‌گردان ساختمان را چه کسی تصویب می‌کند؟

مجمع عمومی مالکان. ماده ۲۷ آیین‌نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان‌ها دریافت تنخواه را به ترتیبی که مجمع تصویب می‌کند موکول کرده است.

سهم هر واحد از تنخواه چطور حساب می‌شود؟

معمولاً با همان روشی که شارژ ساختمان تقسیم می‌شود، مگر مجمع روش دیگری تصویب کند.

هنگام فروش واحد، سهم تنخواه چه می‌شود؟

تنخواه پول ساختمان است و در ساختمان می‌ماند. فروشنده و خریدار می‌توانند سهم واحد از آن را در حساب‌وکتاب بین خودشان لحاظ کنند.

اگر مدیر برای خرجی رسید نداشته باشد چه باید کرد؟

برای مبلغ‌های کوچک، برگه دست‌نویس با تاریخ، شرح، مبلغ و امضای گیرنده پول قابل قبول است. بهتر است مجمع سقفی برای خرج بدون فاکتور تعیین کند.