در ساختمان شش‌واحدی شما هیچ‌کس داوطلب مدیریت نیست. یک نفر سه سال است این کار را می‌کند و خسته شده، بقیه هم می‌گویند وقت ندارند. پیشنهادی که معمولاً در چنین جلسه‌ای مطرح می‌شود این است: «نوبتی باشد، هر چند ماه یک نفر.» مدیریت چرخشی ساختمان می‌تواند منصفانه‌ترین راه باشد، به شرطی که از روز اول قاعده داشته باشد. بدون قاعده، هر بار که مدیر عوض می‌شود بخشی از حساب و سابقه ساختمان هم گم می‌شود.
مدیریت چرخشی ساختمان یعنی چه؟
در این روش، مالکان به نوبت و برای دوره‌ای مشخص مدیر ساختمان می‌شوند. ترتیب نوبت‌ها از قبل معلوم است و با پایان هر دوره، مسئولیت به نفر بعد منتقل می‌شود. این مدل یکی از چند شیوه اداره ساختمان است. مقایسه آن با مدیر ثابت، هیئت‌مدیره و شرکت مدیریت را در مقاله روش‌های مدیریت ساختمان ببینید. اینجا فقط به این می‌پردازیم که چرخشی را چطور درست اجرا کنیم.
برای چه ساختمانی مناسب است؟
مدیریت چرخشی در هر ساختمانی جواب نمی‌دهد. این جدول کمک می‌کند تصمیم بگیرید:
| ویژگی ساختمان | چرخشی مناسب است؟ |
| تا حدود ده واحد، بیشتر مالک‌نشین | بله |
| تأسیسات ساده، بدون استخر و موتورخانه پیچیده | بله |
| واحدهای زیاد یا مجتمع چندبلوکی | معمولاً نه؛ حجم کار از توان مدیر نوبتی بیشتر است |
| بیشتر واحدها مستأجرنشین و مالکان دور از ساختمان | سخت؛ نوبت‌ها عملاً اجرا نمی‌شود |
| اختلاف مالی حل‌نشده از گذشته | اول حساب‌ها را ببندید، بعد چرخشی را شروع کنید |
مزایای مدیریت چرخشی
- بار کار تقسیم می‌شود. هیچ‌کس سال‌ها زیر مسئولیت نمی‌ماند.
- همه با هزینه‌ها آشنا می‌شوند. کسی که یک دوره مدیر بوده، بعداً راحت‌تر شارژ می‌دهد و کمتر بدگمان است.
- نظارت طبیعی شکل می‌گیرد. هر مدیر می‌داند نفر بعد حساب‌های او را تحویل می‌گیرد.
- هزینه مدیریت پایین می‌ماند. معمولاً حق‌الزحمه‌ای پرداخت نمی‌شود یا مبلغ آن ناچیز است.
ریسک‌ها و راه کنترل هر کدام
| ریسک | چه اتفاقی می‌افتد | راه کنترل |
| گم شدن سابقه | فاکتورها، قراردادها و شماره پیمانکارها با مدیر قبلی می‌رود | بایگانی مشترک که به شخص وابسته نباشد |
| حساب بانکی شخصی | پول ساختمان با پول مدیر قاطی می‌شود | حساب جدا برای ساختمان و تحویل آن در هر نوبت |
| سلیقه‌ای شدن تصمیم‌ها | هر مدیر پیمانکار و روش خودش را می‌آورد | قراردادهای سالانه مصوب مجمع که با تغییر مدیر عوض نشود |
| مدیر بی‌علاقه | در نوبت کسی که حوصله ندارد، کارها می‌خوابد | امکان جابه‌جایی نوبت یا واگذاری با موافقت مجمع |
| رها شدن پیگیری بدهی‌ها | هیچ مدیری نمی‌خواهد در دوره کوتاهش با همسایه درگیر شود | رویه مکتوب و یکسان برای پیگیری شارژ معوق |
بیشتر این ریسک‌ها یک ریشه دارند: اطلاعات ساختمان در دست یک نفر است، نه در جایی که همه مدیران بعدی به آن دسترسی داشته باشند.
مدیریت چرخشی از نظر قانونی
قانون تملک آپارتمان‌ها مدلی به اسم مدیریت چرخشی ندارد، اما آن را منع هم نکرده است. طبق ماده ۸ قانون، در ساختمانی که بیش از سه مالک دارد، مجمع عمومی باید مدیر یا مدیرانی را از میان مالکان یا از خارج انتخاب کند. پس آنچه چرخشی را معتبر می‌کند، تصمیم مجمع است.
ماده ۱۵ آیین‌نامه اجرایی مدت مأموریت مدیر را دو سال تعیین کرده و انتخاب دوباره را بلامانع دانسته است. دوره‌های نوبتی معمولاً کوتاه‌ترند. برای اینکه بعداً کسی در سِمَت مدیر تردید نکند، این موارد را در صورت‌جلسه مجمع بنویسید و به امضا برسانید:
- ترتیب نوبت واحدها و طول هر دوره
- تاریخ شروع و پایان هر نوبت
- حدود اختیار مدیر در خرج کردن، بدون نیاز به رأی مجمع
- روش جابه‌جایی نوبت و جانشینی در غیاب مدیر
این صورت‌جلسه وقتی اهمیت پیدا می‌کند که مدیر بخواهد به نمایندگی از ساختمان قرارداد ببندد یا بدهی شارژ را از راه قانونی مطالبه کند. در آن مرحله باید بتواند سِمَت خود را نشان بدهد.
نمونه برنامه نوبت‌بندی مدیریت چرخشی
این نمونه برای ساختمانی شش‌واحدی با دوره‌های شش‌ماهه نوشته شده است. در این مدل، مدیر قبلی یک دوره «همیار» مدیر جدید می‌ماند تا انتقال کار نرم‌تر انجام شود.
| دوره | بازه زمانی | مدیر | همیار(مدیر دوره قبل) | تاریخ جلسه تحویل |
| ۱ | فروردین تا شهریور سال اول | واحد ۱ | – | هفته آخر شهریور |
| ۲ | مهر تا اسفند سال اول | واحد ۲ | واحد ۱ | هفته آخر اسفند |
| ۳ | فروردین تا شهریور سال دوم | واحد ۳ | واحد ۲ | هفته آخر شهریور |
| ۴ | مهر تا اسفند سال دوم | واحد ۴ | واحد ۳ | هفته آخر اسفند |
| ۵ | فروردین تا شهریور سال سوم | واحد ۵ | واحد ۴ | هفته آخر شهریور |
| ۶ | مهر تا اسفند سال سوم | واحد ۶ | واحد ۵ | هفته آخر اسفند |
چند نکته برای تنظیم جدول خودتان:
- طول دوره: کمتر از شش ماه، مدیر تا کار را یاد بگیرد نوبتش تمام شده است. بیشتر از یک سال، مزیت تقسیم بار کم‌رنگ می‌شود.
- زمان تحویل: پایان فصل یا پایان سال مالی ساختمان بهتر است، چون حساب‌ها راحت‌تر بسته می‌شود.
- واحدهای مستأجرنشین: نوبت با مالک است. اگر مالک نمی‌تواند، باید نماینده معرفی کند یا نوبتش را با موافقت مجمع جابه‌جا کند.
- معافیت: اگر مجمع کسی را به دلیل سن یا بیماری معاف می‌کند، در صورت‌جلسه بیاید تا بعداً محل گله نشود.
در هر نوبت چه چیزهایی تحویل داده می‌شود؟
جلسه تحویل را کوتاه اما مکتوب برگزار کنید. دست‌کم این شش مورد باید دست‌به‌دست شود:
- موجودی حساب ساختمان و صورت‌حساب بانکی تا روز تحویل
- فهرست بدهی هر واحد و طلب پیمانکاران
- فاکتورها و رسیدهای دوره
- قراردادهای جاری، مثل آسانسور، نظافت و بیمه
- کلیدها، ریموت‌ها و رمزها
- فهرست کارهای نیمه‌تمام و تعهدهایی که مدیر قبلی داده است
هر دو مدیر زیر این فهرست را امضا کنند. همین یک برگه، بیشتر اختلاف‌های بعدی را از بین می‌برد.
سابقه ساختمان نباید با مدیر جابه‌جا شود
در مدیریت چرخشی، دفترچه و فایل شخصی بزرگ‌ترین نقطه ضعف است. اگر حساب‌ها، صورت‌حساب واحدها و مدارک در یک سامانه مشترک ثبت شود، مدیر جدید از روز اول همان چیزی را می‌بیند که مدیر قبلی می‌دید و تحویل به چند دقیقه می‌رسد. نرم‌افزار مدیریت ساختمان همساده‌ها یکی از گزینه‌ها برای همین کار است.
حرف آخر
مدیریت چرخشی ساختمان برای ساختمان‌های کوچک و مالک‌نشین راه‌حل منصفانه‌ای است، اگر سه چیز از ابتدا روشن باشد: جدول نوبت مصوب مجمع، حساب بانکی جدا و فهرست تحویل امضاشده در هر نوبت. در جلسه بعدی مالکان، جدول نوبت‌بندی را با همین قالب پر کنید و همراه حدود اختیار مدیر به رأی بگذارید.
این مطلب جنبه آموزشی دارد و جایگزین مشاوره حقوقی نیست.
سؤالات متداول
آیا مدیریت چرخشی ساختمان قانونی است؟
قانون آن را منع نکرده است. اعتبار آن به تصمیم مجمع عمومی مالکان و ثبت آن در صورت‌جلسه بستگی دارد.
اگر کسی نوبت مدیریت خود را قبول نکند چه می‌شود؟
بهتر است از قبل در صورت‌جلسه پیش‌بینی شود: جابه‌جایی نوبت، معرفی نماینده یا پرداخت مبلغی به مدیر جایگزین. بدون چنین بندی، موضوع باید دوباره در مجمع تصمیم‌گیری شود.
مستأجر می‌تواند مدیر نوبتی باشد؟
مجمع می‌تواند مدیر را از میان مالکان یا از خارج انتخاب کند، پس با رأی مجمع ممکن است. اما نوبت در اصل متعلق به مالک واحد است.
مدیر نوبتی حق‌الزحمه می‌گیرد؟
بستگی به تصمیم مجمع دارد. در بیشتر ساختمان‌های کوچک، چون همه نوبت دارند، مبلغی پرداخت نمی‌شود. درباره مبنای محاسبه، مقاله حقوق مدیر ساختمان را ببینید.
