فاکتور در لغت به معنی سررسید و صورت حساب است و در واقع یک سند تجاری به نظر می رسد. این فاکتور پایه و اساس کسب و کار و معامله های تجاری است که با توجه به خرید انجام شده توسط فروشنده به خریدار عرضه می شود.
در این فاکتور اطلاعاتی مانند مشخصات فروشنده و خریدار، تاریخ خرید، نوع کالا یا خدمات، قیمت واحد، قیمت کل و … ارائه می شود.
این فاکتور یک ابزار مهم در روند فروش و ارتباط با مشتریان است.
فاکتور فروش
رسید یک سند رسمی است که در فرآیند فروش استفاده می شود.
فاکتور فروش سندی است که فرآیند فروش را ثبت می کند و وظیفه این سند تصدیق پرداخت توسط فروشنده برای کالا ها یا خدمات است. این فاکتور همیشه توسط فروشنده صادر و در اختیار خریدار قرار می گیرد.
در مدیریت ساختمان نیز این فاکتور توسط مدیر ساختمان صادر می شود و در اختیار ساکنین قرار می گیرد.
بعضی مواقع ممکن است فاکتور های جزئی را همراه با درج مانده حساب صادر کنند که این اتفاق زمانی رخ می دهد که پرداخت به صورت اقساطی باشد یا خدمات به صورت مدارم در حال ارائه باشند و هزینه آن قرار است به صورت مکرر پرداخت شود.
این فاکتور در بعضی از کسب و کارها حکم گارانتی محصول را دارد تا امکان برگشت آن وجود داشته باشد.
این فاکتور می تواند به صورت دستی و یا به وسیله نرم افزار نوشته و چاپ شود.
انواع فاکتور فروش
دسته بندی فاکتور فروش بر اساس رسمیت، طراحی و چاپ است که هرکدام دارای تفاوت هایی است که در ادامه به آن ها خواهیم پرداخت.
- رسمیت: این فاکتور از لحاظ رسمیت به دو نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم می شود.
- سبک طراحی: طراحی فاکتور ها به دو شکل سربرگ دار و بدون سر برگ است که بسته به سلیقه و نیاز هر کسب و کار طراحی می شود.
- نوع چاپ: در چاپ فاکتور عواملی مانند جنس کاغذ، تعداد کاغذ، انداره کاغذ، رنگ و… تاثیرگذاری بسیار زیادی دارند.
مشخصات فاکتور فروش
مشخصات فاکتور های فروش مورد تایید اداره دارایی به شرح زیر می باشد:
- کد خریدار
- شماره فاکتور
- نام شخص
- انتخاب کالا
- انتخاب درآمد
- ویرایش سطر
- حذف سطر
- زبانه مبلغ فاکتور
- تخفیف
- فاکتور موقت
- حذف فاکتور
- سند دریافت
- حذف سند دریافت
- تخفیف ثابت
- تخفیف متغییر
- نخفیف گروهی در فاکتور
- جهت رند مبالغ
- کرایه حمل در فاکتور
- چاپ
- سود فاکتور
- ویزیتوری در فاکتور
- چند ویزیتوری در فاکتور
فاکتور فروش مشخصات دیگری هم دارد که لازم است به آن ها نیز توجه شود مانند:
- اطلاعات کامل حقیقی و حقوقی دو طرف معامله باید کاملا در آن ثبت شود.
- در فاکتور باید نوع کالا و خدماتی که ارائه شده است، با اعلام تعداد و قیمت و شرایط معامله اعم از نقدی یا غیر نقدی کامل توضیح داده شود.
- فاکتور باید شامل مهر و امضای خریدار و فروشنده باشد و هیچ خط خوردگی نباید در آن وجود داشته باشد.
- شماره سریال فاکتور با توجه به شماره و تاریخ، نباید پیشی و پسی داشته باشد.
- فاکتور رسمی باید با نمونه فاکتورسازمان امور مالیاتی مطابقت داشته باشد.
- اگر محصول دارای مالیات و عوارض بر ارزش افزوده است، درج فاکتور الزامی است.
- سایز کاغذ در فاکتور اختیاری است و معمولا در سایزA5 هستند اما در مواردی برای اینکه فاکتور رسمیت بیشتری پیدا کند در سایز A4 هم چاپ می شود.
- مهم ترین شاخصه فاکتور رسمی شماره سریال آن است و باید به روش چاپ افست در بالا و سمت چپ فاکتور باشد، شماره سریال فاکتور هایی که با صندوق فروش چاپ می شوند به صورت اتومات هستند.
تفاوت فاکتور فروش و رسید
منظور از فاکتور درخواست پرداخت است و منظور از رسید تایید پرداخت است.
فاکتور قبل از پرداخت و رسید بعد از پرداخت صادر می شود.
رسید و فاکتور باهم مشابه هستند، هردو وظیفه ثبت فروش را دارند و دارای اطلاعات زیادی هستند. اما تفاوت این دو ابزار در زمان انتشار آن ها و نحوه استفاده آن ها در حسابداری است.
فاکتور تاییدیه ای است که از طرف فروشنده به خریدار کالا یا خدمات برای درخواست کالای فروخته شده با خدمات ارائه شده صادر می شود. این سند حقوقی است و قابل مذاکری نمی باشد و خریدار و فروشنده کالا را مشخص می کند.
رسید یک ابزار حقوقی تجاری است که برای بیان این است که کالا توسط فردی دریافت شده و مورد استفاده قرار گرفته است. این رسید توسط فروشنده به خریدار داده می شود تا به عنوان سندی برای پرداخت عمل کند.
فاکتورهای فروش برای چه کسب و کارهایی ضروری است؟
ارائه این فاکتور برای همه کسب و کارها از بنگاه های اقتصادی کوچک گرفته تا بنگاه های اقتصادی بزرگ، در صورتی که مشمول نظام مالیاتی هستند الزامی است.
در صورت خودداری از ارائه فاکتور، جرائم سنگینی برای آن کسب و کار وضع خواهد شد.
فاکتورهای فروش برای مشتریان چه اهمیتی دارد؟
این فاکتور به دلایل مختلفی برای مشتریان دارای اهمیت است. برخی از این دلایل عبارتند از:
- دریافت حس اعتماد
- استفاده از خدمات پس از فروش
- تضمین قیمت و کیفیت محصول
- امکان پیگیری حقوقی
تنظیم دقیق و صحیح فاکتور فروش نه تنها از بروز اختلافات جلوگیری می کند بلکه به بهبود روابط تجاری و افزایش اعتماد بین طرفین کمک می کند.
تهیه و نگهداری منظم فاکتور های فروش، ابزار مهمی در مدیریت مالی و کسب و کار است و به بهبود کارایی و شفافیت در عملیات کمک ویژه ای می کند.
فاکتورهای رسمی چیست؟
فاکتور رسمی یک سند قانونی است که برای فروش کالا یا خدمات برای مشتریان حقیقی یا حقوقی صادر می شود.
این فاکتور حتما باید دارای شماره سریال، مهر و امضای فروشنده باشد و این فاکتور توسط سازمان امور مالیاتی تایید شود.
فاکتور رسمی شامل مالیات بر ارزش افزوده است و باید در سیستم حسابداری ثبت و گزارش شود. فاکتور رسمی از لحاظ قانونی از اعتبار بالایی برخوردار است و از آن می توان برای حل اختلافات و ارائه شکایات استفاده کرد.
فاکتورهای غیر رسمی چیست؟
فاکتور غیر رسمی یک سند غیر قانونی است که برای فروش کالا یا خدمات برای مشتریان حقیقی صادر می شود.
این فاکتورها معمولا دارای شماره سریال، مهر و امضای فروشنده نیستند و سازمان امور مالیاتی آن هارا تایید نمی کند.فاکتور غیر رسمی شامل مالیات بر ارزش افزوده نمی باشد و نیاز به ثبت و گزارش در سیستم حسابداری ندارد.
همچنین این فاکتور ها از نظر قانونی دارای اعتبار پایینی هستند و نمی توان از آن ها برای حل اختلافات و ارائه شکایات استفاده کرد.
فاکتورهای الکترونیکی چیست؟
فاکتور الکترونیکی یک سند قانونی است که برای فروش کالا یا خدمات به مشتریان حقیقی یا حقوقی به صورت دیجیتال صادر می شود. این فاکتور دارای شماره سریال و امضای الکترونیکی فروشنده است و از طریق سامانه فاکتور الکترونیکی سازمان امور مالیاتی تایید می شود.
این فاکتور شامل مالیات بر ارزش افزوده است و به صورت خودکار در سیستم حسابداری گزارش و ثبت می شود.
همچنین این فاکتور از نظر قانونی دارای جایگاه بالایی است و می توان از آن برای حل اختلافات و ارائه شکایات استفاده کرد.
مزایا استفاده از فاکتور الکترونیکی
این فاکتور مزایای زیادی برای کسب و کار ها و مشتریان دارد، مانند:
- کاهش هزینه های چاپ، ارسال و نگهداری فاکتور های کاغذی
- کاهش اثرات منفی بر محیط زیست
- امکان پیگیری و مدیریت فاکتورها به صورت آنلاین و خودکار
- افزایش سرعت و راحتی پرداخت و دریافت وجه
- افزایش امنیت و کاهش احتمال تقلب و کلاه برداری
معایب استفاده از فاکتور الکترونیکی
استفاده از این فاکتور ها علاوه بر مزایایی که دارد، معایبی هم دارد که در ادامه به آن ها خواهیم پرداخت.
معایب استفاده از فاکتور های الکترونیکی عبارتند از:
- نیاز به دسترسی به اینترنت و نرم افزار های مورد تایید وزارت دارایی
- نیاز به آموزش و آشنایی کاربران با روش های صدور و پرداخت فاکتور فروش الکترونیکی
- احتمال بروز خطاهای فنی و مشکلات ارتباطی
- نیاز به رعایت قوانین و مقررات مربوط به صدور و ثبت فاکتور فروش الکترونیکی
سخن آخر
فاکتور فروش یک ابزار حیاتی در مدیریت مالی و تجاری است که با استفاده از آن می توان به بهبود فرآیند های داخلی، افزایش بهره وری و ایجاد روابط بهتر با مشتریان دست یافت.
با رعایت اصول و نکات کلیدی در تهیه و استفاده از فاکتورهای فروش، می توان از مزایای فراوان آن بهره مند شد و به رشد و موفقیت کسب و کار کمک کرد.
بیشتر بخوانید:
عوامل موثر بر تغییر قیمت در حوزه مسکن
قوانین مالیاتی ساختمان ها و مدیران ساختمان
