بر اساس ماده ۸ قانون تملک آپارتمانها در ساختمان هایی با بیش از سه ساکن، باید پس از تشکیل مجمع عمومی ساختمان، شخصی به عنوان مدیر ساختمان توسط مجمع مشخص گردد. مدیر ساختمان وظایف گوناگونی دارد. از این وظایف میتوان به تنظیم صورت جلسه برای ساختمان اشاره کرد. همراه همساده ها باشید.
همانطور که پیش تر گفته شد، هرچند وقت یکبار جلساتی با حضور هیئت مدیره، مدیر ساختمان و حداقل اعضای ساختمان تشکیل می شود.
لازم به ذکر است که در این جلسات باید حداقل سه نفر از مالکین ساختمان حضور داشته باشند تا جلسه رسمیت پیدا کند.
مدیر ساختمان موظف به برگزاری این جلسات و تنظیم صورتجلسه می باشد.
اکنون این سوال پیش می آید که صورتجلسه چیست؟ چگونه می توان برای ساختمان صورتجلسه ای تنظیم کرد؟ اگر مدیر ساختمان این مسئولیت را جدی نگیرد و صورتجلسه ای تنظیم نکند چه اتفاقی می افتد؟
صورتجلسه ساختمان چیست؟
مدیر، هیئت مدیره ساختمان و ساکنان ساختمان هرچند وقت یکبار گرد هم می آیند و پس از مطرح کردن مشکلات ساختمان و موضوعات مربوط به ساختمانشان، تصمیماتی در این باره میگیرند و برای آن راهکار هایی ارائه می دهند.
سپس با مشورت اعضای ساختمان، راه حل تایید شده توسط افراد حاضر در جلسه در دست انجام قرار می گیرد.
مدیر ساختمان موظف است راه حل های ارائه شده و نتیجه این جلسه را یادداشت و در قالب صورتجلسه به افراد غایب اطلاع رسانی کند.
در اصل به متن نوشته شده توسط مدیر ساختمان، متن صورتجلسه می گویند.
طرح و ارائه صورتجلسات بسیار مهم است، زیرا نکات گفته شده در آن می تواند به بهبود عملکرد ساختمان کمک ویژه ای کند.
مدیر ساختمان باید کامل تصمیمات گرفته شده را بنویسد و حواسش باشد که چیزی از قلم نیافتد و بعد بر اساس این نوشته ها به امور ساختمان بپردازد.
نحوه نوشتن صورتجلسه
همانطور که پیش تر گفته شد، صورتجلسه حاوی تصمیمات مهم برای ساختمان است که با رای اکثریت افراد حاضر در جلسه به تصویب رسیده است.
اطلاعاتی که در صورتجلسه می آیند عبارتند از :
- عنوان جلسه
- ساعت و تاریخ برگزاری
- محل برگزاری جلسه
- اسامی حاضرین
- اسامی غایبین
- تصمیمات گرفته شده
- توضیحات جلسه
- مصوبات جلسه
- امضای حاضرین
دانلود نمونه فرم صورتجلسه ساختمان
نکات مهم در تنظیم صورتجلسه
مدیر ساختمان هنگام تنظیم صورت جلسه باید به برخی نکات مهم توجه کند که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.
- دقت در ثبت جزئیات:
مدیر ساختمان باید توجه داشته باشد که همه جزئیات باید به طور دقیق ثبت شوند و هیچ موضوعی نادیده گرفته نشود.
- بی طرفی و شفافیت:
اطلاعات باید بی طرفانه و شفاف و بدون دخالت نظر شخصی مدیر ساختمان ثبت شوند.
- مستندسازی رسمی:
صورتجلسه باید به عنوان یک سند رسمی نگهداری شود تا در صورت نیاز به مراجعه، به راحتی قابل دسترسی باشد.
- اطلاع رسانی:
اطلاع رسانی اخبار و اطلاعیه های ساختمان، اعلام و ابلاغ صورتجلسات، انتشار قوانین و آموزش های مرتبط با حوزه ساختمان، به سه روش به اطلاع ساکنین ساختمان می رسد:
- روش سنتی ( نصب در تابلو اعلانات واقع در طبقه همکف ساختمان )
- بارگذاری در گروه های ساختمان در شبکات اجتماعی
- نرم افزار مدیریت ساختمان
مدیر ساختمان می تواند مطالب مورد نظر خود را در نرم افزار مدیریت ساختمان همساده ها و در قسمت تابلو اعلانات به اطلاع ساکنین برساند.
لازم به ذکر است که مدیر ساختمان حتما باید بخشی از تابلو اعلانات را به قوانین آپارتمان نشینی و قانون تملک آپارتمان ها اختصاص دهد.
این موضوع باعث می شود که ساکنین آپارتمان بیشتر با وظایف و اختیارات خود آشنا شوند.
همچنین باعث می شود که بروز درگیری و شکایات در آپارتمان کمتر شود.
چرا صورتجلسه مورد نیاز است؟
به موجب ماده ۱۲ آئین نامه، کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکاء باید در صورتجلسه نوشته شده و بوسیله مدیر یا مدیران نگهداری گردد.
بنابراین تمامی صورتجلسات باید توسط مدیران حفظ و نگهداری شود تا در مواقع مورد نیاز قابل استناد باشد. همچنین با تغییر مدیر، این صورتجلسات به همراه سایر مدارک ساختمان باید به مدیر بعدی تحویل داده شود.
پس صورتجلسه از امور مهم و همچنین مواردی است که در صورت وجود اختلاف دیدگاه ها باید به عنوان مستند اقدامات، تنظیم و نگهداری شود.
نداشتن صورتجلسه باعث چه اتفاقاتی می شود؟
نداشتن صورتجلسه می تواند مشکلات جدی و تبعات مختلفی را به دنبال داشته باشد. برخی از این مشکلات و تبعات عبارتند از:
-
عدم ثبت تصمیمات:
بدون صورت جلسه، تصمیمات گرفته شده در جلسات به طور رسمی ثبت نمی شوند.
این موضوع می تواند منجر به اختلافات حقوقی شود، زیرا اثبات تصمیمات و اتفاقات بدون مدرک کتبی دشوار است.
-
مسئولیت پذیری نامشخص:
در صورت نبود صورت جلسه، تعیین مسئولیت ها و وظایف افراد به درستی انجام نمی شود.
این قضیه می تواند در صورت بروز مشکلات یا تخلفات، مسئولیت ها را نامشخص کند و پیگیری قاونی را دشوار سازد.
-
عدم امکان پیگیری حقوقی:
مشکلاتی مانند عدم پرداخت هزینه ها، نقض مقررات ساختمان یا هر اختلافاتی که ممکن است به وجود آید، با نداشتن صورتجلسه پیگیری حقوقی آن ها دشوار خواهد بود.
-
عدم هماهنگی در اقدامات:
بدون ثبت جزئیات در صورتجلسه، هماهنگی بین اعضا در مورد اقدامات ضروری و زمان بندی آن ها از بین می رود.
این می تواند باعث تاخیر در پروژه ها و کار ها شود.
-
فراموشی تصمیمات و توافقات:
گذر زمان باعث می شود که جزئیات تصمیمات گرفته شده فراموش شود.
نداشتن صورتجلسه، باعث می شود که اعضا از یاد ببرند که چه تصیماتی گرفته شده بود.
-
افت کارایی مدیریتی:
ثبت نکردن صورتجلسه می تواند باعث بی کفایتی مدیریتی شود، زیرا مدیر و هیئت مدیره قادر به پیگیری موثر تصمیمات و اقدامات نمی باشند.
-
پیگیری ضعیف مالی:
بدون صورتجلسه، ثبت و پیگیری دقیق موارد مالی مثل بودجه، هزینه ها و پرداخت ها دشوار می شود.
این قضیه می تواند باعث عدم شفافیت مالی و مشکلات در حسابرسی شود.
-
سوءاستفاده و کلاه برداری:
عدم ثبت تصمیمات مالی می تواند فضای سوءاستفاده و کلاه برداری را فراهم کند، زیرا هیچ سند رسمی برای پیگیری و بررسی وجود ندارد.
-
افزایش تنش و اختلافات:
نداشتن صورتجلسه باعث می شود اختلافات و تنش های بیشتری بین ساکنین ساختمان رخ دهد و نارضایتی ها نیز بیشتر شود.
-
عدم اعتماد و رضایت ساکنین:
وقتی تصمیمات و اقدامات به صورت دقیق و شفاف ثبت نشود، اعتماد ساکنین ساختمان به مدیریت ساختمان کاهش می یابد و می تواند باعث کاهش رضایت و همکاری ساکنین شود.
این موضوع باعث می شود که عملکرد ساختمان روز به روز ضعیفتر شود.
-
عدم وجود مرجع رسمی:
در صورت بروز اختلافات یا نیاز ارجاع به تصمیمات گذشته، نبود صورتجلسه به معنای نداشتن یک مرجع رسمی برای بررسی و ارزیابی موضوع است.
این موضوع باعث می شود که پیگیری قانونی و حقوقی مشکلات دشوار شود.
-
مشکلات در تاریخچه ساختمان:
نبود صورتجلسه نیز به معنای نداشتن تارخچه دقیق و رسمی از تصمیمات و تغییرات ساختمان است.
این موضوع می تواند در بلند مدت برای مدیریت و نگهداری ساختمان مشکلات زیادی ایجاد کند.
بیشتر بخوانید:
عزل مدیریت توسط مجمع مالکین ساختمان
