با گسترش فرهنگ آپارتمان نشینی میان مردم و گسترش ساخت و ساز و سکونت مردم در آپارتمان ها، کم کم مدیریت سنتی ساختمان مشکلات خود را نمایان کرد. چرا که این نوع روش مدیریت به یکسری دلایل خاصی عملکرد خوبی در مقابل حجم ساکنین و آپارتمان ها ندارد. در این مقاله به مشکلات این روش اداره ساختمان می پردازیم.
هرچقدر که تعداد واحدها دریک ساختمان بیشتر باشد، افراد ساکن در ساختمان اعم از ساکنین و مالکین نیاز بیشتری برای مدیریت ساختمان پیدا خواهند کرد.
قبل از اینکه بخواهیم اداره سنتی و مشکلات آن در ساختمان را برای شما توضیح دهیم لازم است که در ابتدا بدانید مدیریت ساختمان به چه معنا است و چه کسی وظیفه اداره ساختمان را عهده دار است؛ پس با ما همراه باشید.
مدیریت ساختمان چیست؟
به طور کلی مدیریت ساختمان کار دشوار و دارای پیچیدگی های خاص خودش است. در مدیریت ساختمان وظایف خاصی را به فردی واگذار می کنند.
در مدیریت ساختمان قوانین و مقررات خاصی وجود دارد که پیروی از این قوانین و مقررات باعث بهبود عملکرد ساختمان میشود.
برای مدیریت ساختمان، با تصمیم مجمع عمومی مالکین فردی به مدت یک سال به عنوان مدیر ساختمان انتخاب می شود که موظف است به تمامی امور مربوط به ساختمان رسیدگی کند.
مدیریت ساختمان به شخصی نیاز دارد که بتواند با برنامه ریزی درست، استخدام افراد متخصص و حرفه ای، رعایت اقدامات لازم برای پیشگیری از حوادث ناگوار و تصمیم گیری درست عملکرد ساختمان را بهبود ببخشد.
در ساختمان با تصمیم مجمع عمومی مالکین فردی به مدت یک سال به عنوان مدیر ساختمان انتخاب می شود که موظف است به تمامی امور مربوط به ساختمان رسیدگی کند.
فردی که در ساختمان توسط مجمع عمومی مالکین انتخاب می شود تا مدیریت کردن ساختمان را برعهده بگیرد، مدیر ساختمان نام دارد. مدیر ساختمان مسئول حفظ، اداره ساختمان و اجرای تصمیماتی است که در جلسات مجمع عمومی مالکین گرفته می شود.
مدیر ساختمان میتواند با روش های گوناگون ساختمان را مدیریت کند. به طور کلی مدیریت ساختمان به دو روش انجام می شود:
- مدیریت مدرن ساختمان
- مدیریت سنتی ساختمان
مدیریت مدرن ساختمان چیست؟
مدیریت مدرن ساختمان مجموعه ای از رویکردها، فرآیندها و تکنولوژی هایی است که برای بهبود عملکرد ساختمان، افزایش کارایی و کاهش هزینه ها در مدیریت به کار می رود.
در مدیریت مدرن ساختمان از نرم مدیریت ساختمان استفاده می شود.
مدیریت سنتی ساختمان چیست؟
مدیریت سنتی ساختمان معمولا به استفاده از روش ها و ابزار هایی اشاره دارد که بر اساس رویکرد های سنتی و تجربی انجام می شود.
در این روش از ابزار ها و فرآیند های سنتی و ارتباطات حضوری استفاده می شود.
مشکلات مدیریت سنتی ساختمان
مدیریت سنتی ساختمان ممکن است با مشکلاتی روبه رو شود مانند:
دسترسی محدود
در سبک سنتی دسترسی شما به مدیر ساختمان تنها به وسیله دفتر مدیر خود قابل انجام است. اما امروزه دسترسی محدود چیزی به جر مشکل برای شما ایجاد نخواهد کرد. در سبک مدیریت دیجیتال شما میتوانید از هر جای زمین ساختمان خود را به طور کامل مدیریت کنید.
عدم بهره وری بهینه
در مدیریت سنتی ساختمان، عدم بهره وری بهینه باعث تاخیر در زمان بندی های انجام شده، استفاده ناکارآمد از تجهیزات و ابزارها، تداخل پیدا کردن کار ها باهم و در مواقعی اضافه شدن هزینه های بیشتر می شود.
این مسئله باعث کاهش سودآوری، افت کیفیت و ضعیف شدن عملکرد ساختمان می شود.
دخل و خرج نامشخص
در روش سنتی تمامی هزینه ها و درآمد ها به صورت کاغذی و یا به صورت یک سند در سیستم دفتر مدیر ثبت میشوند. اما با زیاد شدن این فاکتور ها امکان گم شدن آنها نیز بیشتر میشود. اما در روش های مدیریت جدید تمامی هزینه ها و دآمد ها بر روی اینترنت ذخیره میشوند و همیشه قابل دسترس و قابل پیگیری میباشند.
ناکارآمدی در تصمیم گیری
در مدیریت سنتی ساختمان ممکن است مدیر تصمیمات نامناسب و غیر موثر برای ساختمان بگیرد.
این امر موجب عدم دستیابی به اهداف موردنظر و تضعیف عملکرد می شود.
این تصمیم های ناکارآمد میتواند بر اساس عدم استفاده درست اطلاعات موجود، تصمیم گیری براساس احساسات و تجربیات غیرمنطقی، نادیده گرفتن نیازها و مشکلات جدی در مدیریت باشد.
عدم مدیریت منابع مالی
در عدم مدیریت منابع مالی در مدیریت سنتی ساختمان میتوان به مواردی مانند عدم برنامه ریزی مالی موثر، افزایش هزینه ها به دلیل وجود نقص در حسابداری، عدم کنترل بدهی ها، ناتوانی در جذب و استفاده از منابع مالی اشاره کرد.
این مشکلات باعث کاهش کیفیت خدمات، تاخیر در تعمیرات و افزایش هزینه های ساختمانی می شود.
پرداخت شارژ ساختمان
در سبک سنتی پرداخت شارژ یا توسط دستگاه پز داخل دفتر مدیر و یا از طریق کارت به کارت به حساب ساختمان انجام میشود. که در این صورت اگر میزان تراکنش افزایش یابد احتمال وجود خطا در ثبت شارژ پرداخت شده برای ساکنین زیاد خواهد شد.
با استفاده از نرم افزار های مدیریت ساختمان شما میتوانید به راحتی شارژ خود را از هر نقطه جهان پرداخت کنید، همچنین تمامی تراکنش ها ثبت و ضبط شده و قابل پیگیری خواهند بود.
احتمال وجود اشکال در اطلاعات
با استفاده از روش سنتی تمامی اطلاعات به صورت دستی نوشته و به صورت پرونده دسته بندی میشود. با افزایش ساکنین و افزایش تعداد پرونده ها احتمال گم شدن یک پرونده یا درج اطلاعات اشتباه بالا تر خواهد رفت. در روش های مدیریتی دیجیتال با ثبت اطلاعات خود بر روی سرور نرم افزار های مدیریت ساختمان و استفاده از این نوع نرم افزار ها برای درج اطلاعات و مدیریت ساختمان، احتمال وقوع خطای انسانی نیز کاهش خواهد یافت.
عدم ارتباط مناسب با ساکنین
در مدیریت سنتی ساختمان عدم ارتباط درست با ساکنین، به عدم ارتباط موثر و دوسویه بین مدیر و ساکنین اشاره دارد.
ممکن است ساختمان مشکلاتی مانند نقض فنی، تغییر در زمان بندی تعمیرات و عدم امنیت داشته باشد. رسیدگی به این مشکلات هم وظیفه مدیر ساختمان ساختمان است؛ اما به دلیل نبود ارتباط بین مدیر و ساکنین، این امر باعث افزایش شکایات، نارضایتی از مدیریت ساختمان و از دست رفتن اعتماد ساکنین می شود.
بیشتر بخوانید:
مدیر ساختمان و وظایف و اختیارات او
