اگر مدیر، مالک یا استفادهکننده یکی از واحدهای ساختمان باشد، اصل بر این است که واحد او نیز مانند سایر واحدها سهم خود از هزینههای مشترک را بپردازد. سمت مدیریت بهتنهایی معافیت قانونی از شارژ ایجاد نمیکند. حقالزحمه مدیریت موضوعی جداست و میتواند با تصویب و ثبت روشن، از محل هزینههای مشترک پرداخت شود.
مجمع ممکن است درباره شیوه جبران خدمات مدیر توافق کند؛ برای مثال حقالزحمهای برابر با شارژ جاری او در نظر بگیرد. بااینحال، مدیر نمیتواند شخصاً صورتحساب واحد خود را حذف کند. مبلغ، دوره، حدود معافیت یا تهاتر و اثر آن بر سهم سایر واحدها باید در صورتجلسه ثبت و در حسابها جداگانه نشان داده شود.
پاسخ کوتاه بر اساس وضعیت واحد مدیر
پاسخ این سؤال که آیا مدیر ساختمان باید شارژ بدهد، به وضعیت او بستگی دارد:
| وضعیت مدیر | تکلیف شارژ |
|---|---|
| مدیر، مالک یکی از واحدهاست | سهم واحد او طبق روش محاسبه ساختمان باقی است. |
| مدیر، مستأجر یا استفادهکننده یک واحد است | مسئولیت پرداخت با توجه به قرارداد و نوع هزینه بررسی میشود. |
| مدیر از خارج ساختمان انتخاب شده است | چون واحدی در ساختمان ندارد، شارژ واحدی نیز برای او مطرح نیست. |
| برای مدیر حقالزحمه تصویب شده است | حقالزحمه باید جداگانه ثبت شود و خودبهخود شارژ واحد را حذف نمیکند. |
| مجمع درباره تهاتر توافق کرده است | شارژ و حقالزحمه هر دو ثبت و سپس با یکدیگر تهاتر میشوند. |
ماده ۴ قانون تملک آپارتمانها، مالکان قسمتهای اختصاصی را در پرداخت مخارج مشترک سهیم میداند و تصریح میکند استفادهکردن یا نکردن از ملک، اصل تعهد به پرداخت هزینههای مشترک را از بین نمیبرد. قانون در این ماده برای واحد متعلق به مدیر، معافیت خودکاری پیشبینی نکرده است.
فرق شارژ واحد با حقالزحمه مدیریت
شارژ، سهم یک واحد از هزینههای مشترک ساختمان است. این سهم ممکن است شامل نظافت، نگهبانی، بیمه، سرویس تأسیسات، برق مشاعات، تعمیرات و سایر مخارج مصوب باشد.
حقالزحمه مدیریت، مبلغی است که در برابر انجام وظایف مدیریتی پرداخت میشود. ماده ۲۵ آییننامه اجرایی، هزینههای اداری و حقالزحمه مدیر یا مدیران را جزء هزینههای مشترک ساختمان معرفی کرده است. بنابراین پرداخت حقالزحمه مدیر از نظر قانونی قابل پیشبینی است، اما مبلغ و شرایط آن باید روشن باشد.
این دو موضوع نباید در حسابها با یکدیگر مخلوط شوند:
- بدهی شارژ واحد مدیر: مبلغی که واحد بر اساس فرمول ساختمان باید بپردازد.
- طلب مدیر بابت حقالزحمه: هزینهای که ساختمان بابت خدمات مدیریت به او بدهکار است.
- تهاتر: کسر دو مبلغ از یکدیگر پس از وجود مصوبه یا توافق معتبر.
برای مثال، اگر شارژ واحد مدیر ۲ میلیون تومان و حقالزحمه مصوب او ۳ میلیون تومان باشد، روش شفاف این نیست که صورتحساب شارژ حذف شود. ابتدا ۲ میلیون تومان بدهی شارژ و ۳ میلیون تومان هزینه مدیریت ثبت میشود؛ سپس ۲ میلیون تومان تهاتر و یک میلیون تومان به مدیر پرداخت میشود.
این مثال حسابداری فرضی است و مبلغ واقعی باید در مصوبه و گزارش مالی ساختمان مشخص شود.
آیا مجمع میتواند مدیر را از شارژ معاف کند؟
در قانون تملک آپارتمانها عنوان مستقلی با نام «معافیت مدیر از شارژ» وجود ندارد. ماده ۴، روش پیشفرض تقسیم هزینهها را تعیین میکند و در عین حال اجازه میدهد مالکان ترتیب دیگری برای تقسیم حقوق، تعهدات و مخارج پیشبینی کنند. ماده ۶ نیز تصمیمهای مربوط به اداره قسمتهای مشترک را، در نبود قرارداد میان مالکان، تابع اکثریت مقرر در همان ماده میداند.
از این مقررات میتوان نتیجه گرفت که مالکان امکان توافق درباره شیوه جبران خدمات مدیر و روش تقسیم هزینهها را دارند؛ اما این نتیجه به معنی اختیار یکطرفه مدیر یا اعتبار قطعی هر مصوبهای با هر تعداد رأی نیست.
معافیت کامل یک واحد، سهم مالی سایر واحدها را افزایش میدهد. به همین دلیل، مصوبه باید از نظر نصاب، نحوه دعوت، حق رأی حاضران و سازگاری با توافقات قبلی ساختمان بررسی شود. برای کاهش ریسک اختلاف، بهتر است تصمیم به شکل تعیین حقالزحمه و تهاتر شفاف ثبت شود، نه حذف نامشخص واحد مدیر از جدول شارژ.
در ساختمانهایی که مالکان درباره اصل معافیت یا نحوه انتقال سهم مدیر به دیگران اختلاف دارند، متن مصوبه باید پیش از اجرا توسط مشاور حقوقی بررسی شود.
متن قانون
قانون، پرداخت هزینههای مشترک را برای واحدها الزامی میداند، اما امکان پیشبینی ترتیب دیگر توسط مالکان را نیز پذیرفته است. حقالزحمه مدیر هم طبق آییننامه جزء هزینههای مشترک محسوب میشود.
برداشت حقوقی
مدیر به دلیل سمت خود بهصورت خودکار از پرداخت شارژ معاف نیست. توافق درباره جبران خدمات او ممکن است در عمل مبلغی برابر با شارژ واحد ایجاد کند، ولی باید از تعهد اصلی واحد و نحوه ثبت مالی آن تفکیک شود.
توصیه اجرایی
بهجای عبارت کلی «مدیر شارژ نمیدهد»، این موارد دقیقاً تعیین شوند:
- مبلغ یا فرمول حقالزحمه
- دوره شروع و پایان
- اینکه تهاتر فقط شامل شارژ جاری است یا هزینههای دیگر
- تکلیف هزینههای فوقالعاده و صندوق ذخیره
- نحوه ثبت در دفتر درآمد و هزینه
- نتیجه رأی و مشخصات حاضران
نحوه ثبت توافق در صورتجلسه
تمام تصمیمهای مجمع باید در صورتجلسه نوشته و توسط مدیر یا مدیران نگهداری شوند. مدیر نیز مسئول اجرای تصمیمهای مجمع است، نه ایجاد یا تغییر آنها به تشخیص شخصی.
متن صورتجلسه درباره حقالزحمه یا تهاتر بهتر است این اطلاعات را داشته باشد:
- نام مدیر و شماره واحد او
- مدت مدیریت
- شرح وظایف مورد انتظار
- مبلغ ماهانه یا روش محاسبه حقالزحمه
- تاریخ شروع و پایان پرداخت
- منبع پرداخت
- نوع شارژی که قابلیت تهاتر دارد
- تکلیف هزینههای تعمیراتی و فوقالعاده
- نتیجه رأیگیری
- مسئول ثبت حسابداری
- شرایط بازبینی یا لغو مصوبه
نمونه متن:
«مصوب شد برای دوره مدیریت از تاریخ ۱ شهریور ۱۴۰۵ تا پایان مدت مأموریت، ماهانه مبلغ ۳ میلیون تومان بهعنوان حقالزحمه مدیریت برای آقای رضا محمدی منظور شود. شارژ واحد ۶ مطابق فرمول عمومی ساختمان صادر خواهد شد و مبلغ آن تا سقف حقالزحمه مصوب، در پایان هر ماه با طلب مدیر تهاتر میشود. هزینههای فوقالعاده، تعمیرات اساسی و صندوق ذخیره مشمول این تهاتر نیستند.»
مبالغ و تاریخهای این نمونه فرضی هستند. متن نهایی باید با تصمیم واقعی مالکان و وضعیت حسابهای ساختمان تطبیق داده شود.
مدیر غیرساکن یا شرکت مدیریتی چه وضعی دارد؟
ماده ۸ قانون تملک آپارتمانها اجازه میدهد مدیر از میان مالکان یا از خارج ساختمان انتخاب شود. مدیر غیرساکن یا شرکت مدیریتی که هیچ واحدی در ساختمان ندارد، اصولاً واحدی ندارد که برای آن شارژ صادر شود. این وضعیت «معافیت از شارژ» نیست؛ موضوع شارژ واحد از ابتدا درباره او وجود ندارد.
هزینه خدمات چنین مدیری باید بر اساس قرارداد یا مصوبه مجمع پرداخت شود. قرارداد بهتر است مبلغ، مدت، خدمات، شیوه گزارشدهی، حدود اختیار و شرایط خاتمه همکاری را مشخص کند.
اگر شرکت یا مدیر بیرونی مالک یا مستأجر یک واحد مستقل در ساختمان باشد، تکلیف آن واحد باید جدا از قرارداد مدیریت بررسی شود. همچنین استفاده مدیر از اتاق مدیریت یا فضای مشاع، بهتنهایی آن فضا را به یک واحد مستقل دارای شارژ تبدیل نمیکند؛ هزینه نگهداری چنین فضایی معمولاً بخشی از مخارج مشترک ساختمان است، مگر اسناد و توافقات ساختمان وضعیت دیگری نشان دهند.
مثال حسابداری برای تهاتر حقالزحمه و شارژ
فرض کنید مجمع برای مدیر ماهانه ۴ میلیون تومان حقالزحمه تصویب کرده و شارژ واحد مدیر در همان ماه ۲ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان است.
ثبت قابل پیگیری چنین خواهد بود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| شارژ صادرشده برای واحد مدیر | ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان | حساب شارژ ساختمان |
| حقالزحمه مصوب مدیر | هزینه مدیریت | ۴٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان |
| تهاتر شارژ و حقالزحمه | ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان | ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان |
| مانده قابل پرداخت به مدیر | هزینه مدیریت | ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان |
اگر حقالزحمه کمتر از شارژ باشد، مدیر باید مابهالتفاوت را پرداخت کند. اگر مصوبه فقط شارژ جاری را پوشش داده باشد، هزینههایی مانند تعویض موتور آسانسور، تعمیر اساسی بام یا صندوق ذخیره همچنان جداگانه برای واحد مدیر محاسبه میشوند.
ثبت جداگانه باعث میشود گزارش مالی نشان دهد چه مقدار شارژ صادر شده، مدیر چه طلبی داشته و دقیقاً چه مبلغی تهاتر شده است.
پیشگیری از تعارض منافع
مدیری که محاسبه شارژ، ثبت پرداختها و تهیه گزارش مالی را انجام میدهد، نباید بدون مصوبه، صورتحساب واحد خود را تغییر دهد. ماده ۱۸ آییننامه برای خزانهدار دفتر ثبت درآمد و هزینه و ارائه اسناد به مجمع را پیشبینی کرده است.
برای کاهش تعارض منافع:
- مدیر در پیشنهاد حقالزحمه خود نقش تصمیمگیرنده نداشته باشد.
- مبلغ قبل از شروع دوره یا در نخستین جلسه مشخص شود.
- صورتحساب واحد مدیر مانند سایر واحدها صادر شود.
- تهاتر در گزارش مالی ردیف مستقل داشته باشد.
- یک عضو دیگر یا خزانهدار ثبت را کنترل کند.
- تغییر مبلغ فقط با تصمیم ثبتشده انجام شود.
- هزینههای فوقالعاده از حقالزحمه تفکیک شوند.
- اسناد برای رسیدگی مجمع نگهداری شوند.
صفحه فعلی همسادهها، معافیت از شارژ را بهعنوان یکی از مزایای مدیر معرفی کرده و نصاب دوسوم و دوره یکساله مدیریت را نیز بیان کرده است؛ این گزارهها با متن رسمی قانون و آییننامه هماهنگ نیستند. دوره مأموریت مدیر طبق ماده ۱۵ آییننامه دو سال است، مگر اینکه مجمع آن را افزایش دهد، و نصابها نیز باید بر اساس مواد ۶ قانون و ۸ آییننامه بررسی شوند.
پرسشهای متداول
مدیر میتواند خودش را از شارژ معاف کند؟
خیر. مدیر مسئول اجرای تصمیمهای مجمع است و نمیتواند شخصاً صورتحساب واحد خود را حذف یا مبلغ آن را تغییر دهد. هر حقالزحمه، تهاتر یا ترتیب متفاوت باید با تصمیم معتبر مالکان، ثبت حسابداری و صورتجلسه روشن همراه باشد.
معافیت مدیر باید به تأیید همه برسد؟
قانون بهصورت صریح نگفته است هر نوع توافق درباره مدیر الزاماً باید با رأی همه مالکان تصویب شود. از سوی دیگر، معافیت یک واحد میتواند بار مالی سایر واحدها را تغییر دهد و ماده ۴ نیز از «ترتیب دیگری که مالکان پیشبینی کرده باشند» سخن میگوید.
به همین دلیل، نمیتوان بدون بررسی موضوع مصوبه، نصاب جلسه و توافقات ساختمان یک پاسخ قطعی برای همه ساختمانها داد. راه کماختلافتر، تصویب حقالزحمه مشخص و تهاتر حسابداری شفاف است. در صورت مخالفت مالکان، اعتبار مصوبه باید حقوقی بررسی شود.
حقالزحمه مدیر چگونه در حسابها ثبت میشود؟
حقالزحمه باید بهعنوان هزینه مدیریت ثبت شود. شارژ واحد مدیر نیز مانند سایر واحدها صادر میشود. اگر تهاتر تصویب شده باشد، مبلغ مشترک میان بدهی شارژ و طلب مدیر کسر و مانده نهایی ثبت میشود.
حذف کامل صورتحساب واحد مدیر، بدون ثبت هزینه و تهاتر، گزارش مالی را ناقص میکند.
تصمیم عملی پیش از اجرای مصوبه
پیش از آنکه در صورتحساب نوشته شود «واحد مدیر معاف است»، این موارد بررسی شوند:
- حقالزحمه مدیر دقیقاً تعیین شده باشد.
- شارژ واحد او با فرمول عمومی محاسبه شود.
- حدود تهاتر در صورتجلسه نوشته شود.
- هزینههای جاری و فوقالعاده از هم تفکیک شوند.
- نتیجه رأی و مدت اجرای مصوبه ثبت شود.
- حسابدار یا خزانهدار هر دو ردیف را در گزارش مالی نشان دهد.
- در صورت انتقال بار مالی به دیگر واحدها، اعتبار مصوبه حقوقی بررسی شود.
برای ثبت جداگانه شارژ، حقالزحمه، پرداختها و تهاتر میتوان از امکانات حسابداری ساختمان همسادهها و مدیریت مالی ساختمان استفاده کرد. پاسخ پرسشهای مربوط به خدمات نیز در صفحه سؤالات متداول همسادهها قرار دارد. این ابزارها جای مصوبه معتبر یا بررسی حقوقی اختلاف را نمیگیرند.
