نحوه انتخاب هیئت مدیره ساختمان از تشکیل مجمع عمومی مالکان شروع میشود، نه از رأیگیری غیررسمی میان ساکنان. در ساختمانهایی که تعداد مالکان بیش از سه نفر است، مجمع عمومی باید مدیر یا مدیرانی را انتخاب کند. برای رسمیت جلسه در نوبت اول، حضور مالکان یا نمایندگانی که بیش از نصف مساحت قسمتهای اختصاصی را در اختیار دارند لازم است. نماینده مالک نیز باید وکالتنامه معتبر ارائه کند.
پس از احراز نصاب، نتیجه انتخاب، مدت مسئولیت، حدود اختیار، خزانهدار و سایر تصمیمها باید در صورتجلسه ثبت شوند. اصطلاح «هیئتمدیره» در ساختمانها رایج است، اما قانون و آییننامه بیشتر از عنوان «مدیر یا مدیران» استفاده میکنند.
مدیر، هیئتمدیره و مجمع چه تفاوتی دارند؟
برای جلوگیری از اختلاف، ابتدا باید این سه عنوان از هم تفکیک شوند.
مجمع عمومی مالکان مرجع تصمیمگیری درباره اداره ساختمان است. آییننامه از جمله انتخاب مدیر یا مدیران، رسیدگی به عملکرد آنان، تصویب گزارش درآمد و هزینه، ایجاد اندوخته تعمیرات و تفویض اختیار انعقاد قراردادها را در صلاحیت مجمع قرار داده است. تصمیمهای مجمع نیز باید در صورتجلسه نوشته و نگهداری شوند.
مدیر ساختمان شخصی است که مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمهای مجمع است. طبق ماده ۸ قانون تملک آپارتمانها، مدیر میتواند از میان مالکان یا از خارج ساختمان انتخاب شود. بنابراین مالکبودن، شرط مطلق انتخاب به سمت مدیریت نیست.
هیئتمدیره ساختمان اصطلاحی رایج برای حالتی است که چند مدیر انتخاب میشوند. در متن آییننامه عنوان اصلی «مدیر یا مدیران» است. اگر چند مدیر انتخاب شوند، تصمیمهای آنان با اکثریت آرا معتبر است و یکی از مدیران نیز توسط مجمع بهعنوان خزانهدار تعیین میشود.
به همین دلیل بهتر است در صورتجلسه مشخص باشد که افراد واقعاً بهعنوان «مدیران منتخب مجمع» انتخاب شدهاند و عناوینی مانند رئیس هیئتمدیره، نایبرئیس یا مسئول فنی صرفاً برای تقسیم داخلی وظایف استفاده میشوند.
چه کسانی حق رأی دارند؟
مبنای مجمع، مالکیت است. حضور مالک یا نماینده معتبر او در محاسبه نصاب و تصمیمگیری اهمیت دارد.
اگر یک واحد چند مالک داشته باشد، مطابق ماده ۷ قانون تملک آپارتمانها و ماده ۱۰ آییننامه اجرایی، مالکان آن قسمت اختصاصی باید یک نفر را برای شرکت در مجمع معرفی کنند.
شخصی که به نمایندگی از مالک شرکت میکند نیز باید پیش از تشکیل جلسه، وکالتنامه معتبر خود را به مدیر یا مدیران ارائه دهد. اگر مالک یک شخص حقوقی باشد، نماینده او مطابق مقررات مربوط به همان شخصیت حقوقی معرفی میشود.
بنابراین:
- مالک میتواند شخصاً در مجمع حضور داشته باشد.
- نماینده مالک میتواند با وکالت معتبر شرکت کند.
- چند مالک یک واحد باید نماینده واحد را مشخص کنند.
- مستأجر صرفاً به دلیل سکونت در ساختمان، جای مالک در رأیگیری قرار نمیگیرد.
- مستأجر یا شخص غیرمالک میتواند در صورت داشتن نمایندگی معتبر از مالک، از طرف او در جلسه شرکت کند.
حق رأی با امکان انتخابشدن به سمت مدیریت یکسان نیست. قانون اجازه میدهد مدیر از خارج از مالکان انتخاب شود؛ بنابراین یک مستأجر یا شخص غیرمالک میتواند در صورت انتخاب مجمع، مدیر ساختمان باشد، حتی اگر حق رأی مستقلی بهعنوان مالک نداشته باشد.
دعوت و دستور جلسه چگونه اعلام شود؟
آییننامه نحوه تشکیل مجمع، نصاب و نمایندگی را مشخص کرده است، اما یک قالب واحد و اجباری مانند «فقط نامه کاغذی» یا «فقط پیامک» برای دعوت همه ساختمانها تعیین نمیکند. ماده ۶ نیز تشکیل مجمع را در درجه نخست تابع توافق مالکان میداند.
از نظر اجرایی، دعوت بهتر است به شکلی انجام شود که بعداً زمان و محتوای آن قابل اثبات باشد.
اطلاعیه جلسه حداقل این اطلاعات را داشته باشد:
- نام ساختمان
- تاریخ جلسه
- ساعت شروع
- محل جلسه
- دستور جلسه
- موضوع انتخاب مدیر یا مدیران
- یادآوری ارائه وکالتنامه برای نمایندگان
- مشخصات فرد یا افرادی که دعوت را انجام دادهاند
اگر هدف جلسه انتخاب مدیران است، عبارت «بررسی مسائل ساختمان» بیش از حد کلی است. بهتر است صریحاً نوشته شود:
«دستور جلسه: انتخاب مدیر یا مدیران ساختمان، تعیین خزانهدار، تعیین مدت مسئولیت و تصویب حدود اختیارات مالی و اجرایی.»
اگر قرار است همزمان بودجه، حقالزحمه مدیر، اختیار امضای قرارداد یا نحوه استفاده از حساب ساختمان تصویب شود، این موارد نیز از قبل در دستور جلسه درج شوند.
این کار بیشتر یک توصیه اجرایی برای کاهش اختلاف است؛ قانون برای تمام مجتمعها یک فرم ثابت دعوتنامه تعیین نکرده است.
نصاب جلسه و شیوه رأیگیری
طبق ماده ۸ آییننامه اجرایی، برای رسمیت مجمع در نوبت نخست باید مالکانی که بیش از نصف مساحت تمام قسمتهای اختصاصی را در اختیار دارند یا نمایندگان آنان حاضر باشند. بنابراین صرف شمردن تعداد افراد حاضر کافی نیست؛ سهم مالکیت و مساحت قسمتهای اختصاصی نیز اهمیت دارد.
اگر نوبت اول به نصاب نرسد
جلسه برای پانزده روز بعد تجدید میشود.
اگر جلسه دوم نیز به نصاب نرسد، برای پانزده روز بعد دوباره دعوت میشود. طبق تبصره ماده ۸، تصمیمهای جلسه سوم با تصویب اکثریت افراد حاضر معتبر خواهد بود.
به همین دلیل در صورتجلسه باید نوشته شود جلسه، نوبت اول، دوم یا سوم بوده است.
رأیگیری کتبی یا علنی؟
قانون یک روش واحد برای رأیگیری انتخاب مدیر تعیین نکرده است. در ساختمان کوچک ممکن است رأیگیری علنی عملی باشد و در مجتمع بزرگ رأی کتبی اختلاف کمتری ایجاد کند.
صرفنظر از روش انتخاب، نتیجه باید قابل ثبت باشد. برای هر نامزد بهتر است تعداد یا وضعیت آرای موافق ثبت شود و در صورت نیاز سهم مالکیت اشخاص رأیدهنده نیز مشخص باشد.
استفاده از عباراتی مانند «با رأی اکثریت انتخاب شد» بدون مشخصکردن حاضران، نصاب و نتیجه رأی، کیفیت صورتجلسه را پایین میآورد.
مدت مسئولیت و تعداد مدیران
ماده ۱۵ آییننامه اجرایی، پس از اصلاح سال ۱۳۵۳، دو حکم مشخص دارد:
- تعداد مدیران باید فرد باشد.
- مدت مأموریت مدیر یا مدیران دو سال است.
مجمع عمومی میتواند این مدت را افزایش دهد و انتخاب مجدد مدیران نیز ممنوع نیست.
بنابراین اگر قرار است چند نفر انتخاب شوند، ترکیبهایی مانند سه یا پنج مدیر با متن ماده ۱۵ هماهنگاند. انتخاب دو یا چهار مدیر با حکم صریح فردبودن تعداد مدیران سازگار نیست.
این موضوع یکی از ایرادهای مهم نسخه فعلی مقاله است؛ صفحه موجود مدت مدیریت را «معمولاً یک سال» اعلام کرده، در حالی که آییننامه دوره دوساله را مقرر کرده است.
اگر یکی از مدیران پیش از پایان مدت استعفا دهد، فوت کند، عزل شود یا محجور شود، ماده ۱۶ تشکیل مجمع عمومی فوقالعاده برای انتخاب جانشین را پیشبینی کرده است. در شرایط مقرر درباره خروج چند عضو نیز تجدید انتخاب مدیران مطرح میشود.
ثبت نتیجه انتخاب در صورتجلسه
انتخاب شفاهی یا اعلام نتیجه در گروه ساختمان جای صورتجلسه را نمیگیرد. ماده ۱۲ آییننامه مقرر کرده است تمام تصمیمهای مجمع عمومی در صورتجلسه نوشته و توسط مدیر یا مدیران نگهداری شوند. تصمیمهای مجمع نیز باید به مالکان غایب اطلاع داده شوند.
صورتجلسه انتخاب بهتر است شامل این اطلاعات باشد:
- نام و نشانی ساختمان
- تاریخ، ساعت و محل جلسه
- نوبت تشکیل مجمع
- تعداد و مشخصات مالکان یا نمایندگان حاضر
- مساحت قسمتهای اختصاصی حاضر در جلسه
- اسامی نمایندگان و وضعیت وکالتنامه
- دستور جلسه
- نام نامزدهای مدیریت
- نتیجه رأیگیری
- مدت مأموریت
- تاریخ شروع مسئولیت
- نام خزانهدار
- حدود اختیار قرارداد و پرداخت
- نحوه تحویل اسناد از مدیر قبلی
- امضاهای مسئولان جلسه و حاضران
ثبت این اطلاعات کمک میکند بعداً درباره اینکه چه کسی مدیر بوده یا چه اختیاری داشته اختلاف کمتری ایجاد شود.
تقسیم سمتها و حدود امضا
اگر چند مدیر انتخاب شدهاند، همه وظایف لازم نیست توسط یک نفر انجام شود.
برای مثال، مجمع یا مدیران میتوانند وظایف اجرایی را میان خود تقسیم کنند:
- پیگیری امور مالی
- کنترل قراردادها
- هماهنگی تعمیرات
- ارتباط با واحدها
- نگهداری اسناد
- پیگیری مطالبات ساختمان
اما تقسیم وظایف داخلی نباید با انتقال سمت مدیریت اشتباه شود. آییننامه مدیران را امین شرکا میداند و مقرر کرده است مدیر یا مدیران نمیتوانند فرد دیگری را به جای خود انتخاب کنند.
ماده ۱۸ نیز صراحتاً میگوید مجمع عمومی یک نفر از مدیران را بهعنوان خزانهدار تعیین میکند. خزانهدار باید درآمد، هزینه و اسناد مرتبط را ثبت و برای رسیدگی مالی به مجمع ارائه کند.
اگر مدیران قرار است قرارداد امضا کنند، مبلغ پرداخت کنند یا اختیار مالی مشخصی داشته باشند، این حدود بهتر است در صورتجلسه نوشته شود. ماده ۱۱ آییننامه نیز تفویض اختیار به مدیران برای انعقاد قراردادهای لازم جهت اداره ساختمان را از اختیارات مجمع عمومی میداند.
برای نمونه:
«انعقاد قراردادهای جاری تا سقف مبلغ مصوب در بودجه بر عهده دو نفر از مدیران با تأیید خزانهدار خواهد بود. قراردادهای خارج از بودجه یا بیشتر از سقف مصوب نیازمند تصمیم تازه مجمع است.»
این متن نمونه مدیریتی است و باید با تصمیم واقعی ساختمان و ضوابط بانکی یا قراردادی مربوط تطبیق داده شود.
نمونه صورتجلسه انتخاب اعضای هیئتمدیره ساختمان
نمونه زیر فرضی است و نامها و تاریخها باید با اطلاعات واقعی جلسه جایگزین شوند.
صورتجلسه مجمع عمومی مالکان ساختمان سپیدار
در تاریخ ۲۰ مرداد ۱۴۰۵، مجمع عمومی مالکان ساختمان سپیدار در محل ساختمان تشکیل شد.
جلسه در نوبت اول برگزار شد. پس از بررسی فهرست حاضران و نمایندگان و تطبیق مساحت قسمتهای اختصاصی، نصاب لازم برای رسمیت جلسه احراز شد.
در ابتدای جلسه، آقای مهدی رضایی بهعنوان رئیس مجمع انتخاب شد.
دستور جلسه شامل انتخاب مدیران ساختمان، تعیین خزانهدار، تعیین حدود اختیارات و زمان تحویل مدیریت بود.
پس از معرفی نامزدها و انجام رأیگیری، افراد زیر بهعنوان مدیران ساختمان انتخاب شدند:
- آقای علی محمدی
- خانم سارا کریمی
- آقای رضا احمدی
مدت مأموریت مدیران دو سال تعیین شد و شروع مسئولیت آنان از تاریخ ۲۵ مرداد ۱۴۰۵ خواهد بود.
خانم سارا کریمی بهعنوان خزانهدار تعیین شدند.
مصوب شد قراردادهای مربوط به امور جاری ساختمان در حدود بودجه مصوب توسط مدیران پیگیری شود. هر هزینه یا قرارداد خارج از بودجه مصوب، جز در موارد فوری و در حدود اختیارات قانونی مدیر، برای تصمیمگیری به مجمع ارجاع شود.
مدیران دوره قبل موظف شدند صورتجلسات، اسناد مالی، قراردادها، کلیدها، اطلاعات حساب ساختمان و سایر مدارک مرتبط را حداکثر تا تاریخ ۲۵ مرداد ۱۴۰۵ با صورت تحویل مکتوب در اختیار مدیران جدید قرار دهند.
نتیجه جلسه در همین صورتجلسه ثبت شد و نسخه آن برای اطلاع مالکان غایب نگهداری و ارسال خواهد شد.
آیا مستأجر میتواند عضو هیئتمدیره شود؟
بله؛ اگر منظور از عضویت، انتخاب بهعنوان یکی از مدیران ساختمان باشد، مالکبودن شرط الزامی نیست. ماده ۸ قانون تملک آپارتمانها اجازه داده است مدیر یا مدیران از میان مالکان یا از خارج انتخاب شوند.
بنابراین پاسخ فعلی صفحه همسادهها که میگوید «فقط مالکان میتوانند عضو هیئتمدیره باشند» باید حذف شود.
بااینحال، انتخابشدن به سمت مدیریت با حق رأی در مجمع متفاوت است. مستأجر برای رأیدادن به نمایندگی از مالک باید نمایندگی معتبر داشته باشد.
اگر جلسه به نصاب نرسید چه میشود؟
در نوبت نخست حضور مالکان یا نمایندگانی که بیش از نصف مساحت قسمتهای اختصاصی را در اختیار دارند ضروری است.
اگر نصاب حاصل نشود، جلسه پانزده روز بعد تجدید میشود. اگر جلسه دوم هم به نصاب نرسد، جلسه برای پانزده روز بعد دوباره تشکیل میشود و تصمیمهای جلسه سوم با اکثریت حاضران معتبر است.
نوبت جلسه و سوابق دعوت باید در صورتجلسه نوشته شوند.
تعداد اعضای هیئتمدیره باید فرد باشد؟
بله. اگر چند مدیر برای اداره ساختمان انتخاب شوند، ماده ۱۵ آییننامه اجرایی مقرر کرده است تعداد مدیران فرد باشد. بنابراین انتخاب سه، پنج یا تعداد فرد دیگر با این حکم هماهنگ است. مدت مأموریت مدیران نیز دو سال است، مگر اینکه مجمع آن را افزایش دهد.
چکلیست پیش از اعلام نتیجه انتخابات
پیش از معرفی مدیران جدید بررسی شود:
- مالک یا نمایندهبودن رأیدهندگان مشخص شده است.
- وکالتنامه نمایندگان بررسی شده است.
- نوبت جلسه ثبت شده است.
- نصاب بر اساس مساحت قسمتهای اختصاصی کنترل شده است.
- رئیس مجمع تعیین شده است.
- نتیجه رأیگیری ثبت شده است.
- تعداد مدیران فرد است.
- مدت مسئولیت مشخص شده است.
- خزانهدار تعیین شده است.
- حدود اختیارات مالی و قراردادی نوشته شده است.
- تاریخ شروع مسئولیت مشخص است.
- تحویل اسناد مدیران قبلی تعیین تکلیف شده است.
- صورتجلسه نگهداری و نتیجه به مالکان غایب اطلاع داده میشود.
پس از انتخاب مدیران، یک نسخه واحد از مصوبات و اطلاعات مربوط به دوره مدیریت باید در اختیار مالکان قرار گیرد. برای ثبت مصوبات و نگهداری منظم سوابق میتوان امکانات مدیریت ساختمان همسادهها را بررسی کرد و ساکنان نیز از طریق امکانات همسادهها برای واحدها به اطلاعاتی که مدیریت منتشر میکند دسترسی دارند. پاسخ پرسشهای مربوط به خدمات نیز در سؤالات متداول همسادهها قرار دارد.
سلام ممنون از نکات خوبتون
ممنون از نظر شما. امیدوارم مقاله نوشته شده به شما کمک کرده باشه.حتما به مقاله های دیگر ما سر بزنید و نظرتان را با ما به اشتراک بذارید.
سلام . یه سوال تخصصی فرض کنیم در یک مجتمع ساختمانی هیِِئت مدیره و اعضای آن عوض شدند و هیئت مدیره جدید شروع به کار کرده است . با فرض اینکه هیئت مدیره قدیم و جدید بر این باور هستند که مجتمع جنبه حقوقی نداشته باشد تا مجبور به نگهداری دفاتر قانونی نباشد و بافرض اینکه پرونده مالیاتی قبل با کد ملی رئیس هیئت مدیره قبل ثبت سامانه شده ، تکلیف ثبت نام مالیاتی هیئت مدیره جدید چیست ؟
با توجه به قوانین جدیدبانکی و مالیاتی و بخصوص مبارزه با پولشویی و کنترل تراکنشهای بانکی بوسیله اداره مالیاتی این سئوال دوست عزیزمان در مورد الزام تشکیل پرونده مالیاتی برای اعضا هيئت مديره خیلی مهم است و بدلیل مشکلات آتی برای ایشان ،خود باعث عدم حضور و داوطلبی در عضویت هيئت مدیره شده، آیا بهتر نیست شخصیت حقوقی ثبت شود که داوطلبان هيئت مدیره و هم مجمع دچار مشکل نشود؟