برای تحویل مشاعات ساختمان از سازنده، فقط گرفتن کلید کافی نیست؛ نماینده مالکان باید مدارک، تجهیزات مشترک، کلیدها و دسترسی‌ها را بررسی کند، نواقص را با مهلت رفع بنویسد و صورت‌جلسه تحویل را امضا کند. این کار کمک می‌کند هیئت‌مدیره ساختمان نوساز بداند چه چیزهایی تحویل گرفته و چه تعهداتی باقی مانده است. در ادامه، چک‌لیست مدارک و بازدید، جدول ثبت نواقص و نمونه صورت‌جلسه را می‌بینید.
پیش از تحویل: چه کسی از طرف مالکان تحویل می‌گیرد؟
مشاعات متعلق به مالکان است و تحویل‌گیرنده باید نماینده معتبر آن‌ها باشد. طبق ماده ۸ قانون تملک آپارتمان‌ها، اگر تعداد مالکان بیش از سه نفر باشد، مجمع عمومی باید مدیر یا مدیرانی را انتخاب کند. ماده ۷ آیین‌نامه اجرایی هم تعیین رئیس مجمع و سپس انتخاب مدیران را در نخستین جلسه پیش‌بینی کرده است.
ترتیب درست این است:
- مالکان اولین مجمع عمومی را تشکیل می‌دهند و مدیر یا هیئت‌مدیره را انتخاب می‌کنند.
- در همان صورت‌جلسه، به مدیران اختیار تحویل گرفتن مشاعات از سازنده داده می‌شود.
- هیئت‌مدیره با سازنده زمان بازدید و تحویل را هماهنگ می‌کند.
اگر سازنده هنوز مالک واحدهای فروش‌نرفته است، بابت مالکیت آن‌ها در اداره ساختمان و هزینه‌های مشترک سهم دارد. ماده ۴ قانون تملک آپارتمان‌ها پرداخت هزینه‌های مشترک را حتی برای ملکی که استفاده نمی‌شود لازم می‌داند. نحوه تقسیم هزینه‌ها باید با قانون و توافق معتبر مالکان هماهنگ باشد؛ راهنمای محاسبه شارژ واحد خالی این موضوع را توضیح می‌دهد.
تحویل مشاعات شامل چه بخش‌هایی است؟
موضوع این تحویل، مشخص شدن وضعیت اداره قسمت‌های مشترک و تجهیزات آن‌هاست؛ از راه‌پله، لابی و پشت‌بام تا آسانسور، پمپ‌ها و دسترسی‌های مشترک. حدود بخش‌های اختصاصی و مشترک را با اسناد و نقشه‌های ساختمان تطبیق دهید. تحویل اجرایی مشاعات را با انتقال سند مالکیت واحدها یکسان نگیرید.
چک‌لیست مدارکی که باید از سازنده بگیرید
نقشه‌ها و مدارک، سابقه ساختمان و تجهیزات را روشن می‌کنند. بدون آن‌ها، پیدا کردن مسیر لوله‌ها، پیگیری ضمانت یا تمدید قرارداد سرویس دشوارتر می‌شود. فهرست زیر را با وضعیت ساختمان و مدارک صادرشده برای آن تطبیق دهید؛ همه این مدارک لزوماً برای هر ساختمان یکسان نیستند.
مدارک ساختمان
- ☐ رونوشت پروانه ساخت و گواهی پایان‌کار
- ☐ صورت‌مجلس تفکیکی، برای دانستن حدود مشاعات، پارکینگ‌ها و انباری‌ها
- ☐ نقشه‌های معماری، سازه و تأسیسات مکانیکی و برقی، ترجیحاً نسخه مطابق با اجرا
- ☐ شناسنامه فنی و ملکی ساختمان، اگر صادر شده است
- ☐ تأییدیه آتش‌نشانی
مدارک تجهیزات
- ☐ گواهی استاندارد و تأییدیه ایمنی آسانسور
- ☐ ضمانت‌نامه و دفترچه آسانسور، پمپ‌ها، دیگ و مشعل یا پکیج مرکزی، چیلر، درهای برقی، آیفون و دوربین‌ها
- ☐ نام و شماره تماس شرکت نصاب یا پیمانکار هر تجهیز
- ☐ ضمانت ایزوگام بام و نما، اگر دارد
- ☐ قراردادهای سرویس جاری که سازنده بسته است
انشعاب‌ها و حساب‌ها
- ☐ شماره اشتراک کنتورهای مشاع آب، برق و گاز
- ☐ آخرین قبض‌های پرداخت‌شده مشاعات تا تاریخ تحویل
- ☐ صورت‌حساب هزینه‌هایی که سازنده تا امروز بابت مشاعات از ساکنان گرفته و خرج کرده است
- ☐ بیمه‌نامه ساختمان، اگر وجود دارد
اطلاعات واحدها
- ☐ فهرست واحدها با متراژ، نام مالک و شماره تماس
- ☐ فهرست واحدهای فروش‌نرفته که هنوز به نام سازنده است
- ☐ جدول تخصیص پارکینگ‌ها و انباری‌ها
هر مدرکی را که تحویل نشده، با نام دقیق در صورت‌جلسه بنویسید و مسئول پیگیری و تاریخ تحویل آن را مشخص کنید. شماره نسخه و تاریخ نقشه‌ها و ضمانت‌نامه‌ها را هم ثبت کنید تا مدارک قدیمی با نسخه مربوط به ساختمان اشتباه نشود.
چک‌لیست بازدید مشاعات
بازدید را با حضور نماینده سازنده انجام دهید و از هر ایراد عکس بگیرید. برای بررسی فنی آسانسور، برق و تجهیزات اطفای حریق از فرد متخصص کمک بگیرید؛ این چک‌لیست جای آزمون‌های تخصصی یا تأییدیه ایمنی را نمی‌گیرد. در ساختمان‌های دارای تأسیسات مرکزی، بهتر است کارشناس مستقل همراه هیئت‌مدیره باشد.
| بخش | چه چیزی را بررسی کنید |
|---|---|
| آسانسور | کارکرد در همه طبقات، دکمه اضطراری و تلفن کابین، هم‌سطح ایستادن با کف طبقه |
| موتورخانه و تأسیسات | روشن شدن تجهیزات، نشتی، صدای غیرعادی، فشار آب در طبقه آخر |
| سیستم اطفای حریق | پمپ آتش‌نشانی، جعبه‌ها و شیلنگ‌ها، کپسول‌ها و تاریخ شارژ آن‌ها، دتکتورها و آژیر |
| برق مشاع | روشنایی راه‌پله و پارکینگ، تابلوی برق، چراغ اضطراری، ژنراتور اگر هست |
| پشت‌بام | ایزوگام، شیب‌بندی و آبروها، جان‌پناه، در دسترسی به بام |
| پارکینگ | درهای برقی، خط‌کشی و شماره‌گذاری، تهویه، کف‌شورها، نشتی از سقف |
| نما و ورودی | ترک و ریختگی، ناودان‌ها، در ورودی، آیفون همه واحدها |
| راه‌پله و لابی | نرده‌ها، کف‌پوش، نازک‌کاری ناتمام |
| فضاهای مشترک دیگر | سالن، استخر، اتاق نگهبانی، سرایداری و تجهیزات آن‌ها |
دو نکته برای بازدید:
- بازدید بام و پارکینگ را، اگر ممکن است، بعد از یک بارندگی انجام دهید. نشتی در هوای خشک دیده نمی‌شود.
- هر نقص را با محل دقیق بنویسید: «نشتی از سقف پارکینگ، بالای جای پارک ۱۲»، نه «نشتی در پارکینگ».
فهرست نواقص را چطور بنویسیم؟
نواقص را در یک جدول بیاورید تا پیگیری آن ممکن باشد:
| ردیف | محل دقیق | شرح نقص | اولویت | مسئول و مهلت رفع | وضعیت پیگیری |
|---|---|---|---|---|---|
| ۱ | [محل دقیق] | [شرح] | ایمنی | [مسئول] / [تاریخ] | باز |
| ۲ | [محل دقیق] | [شرح] | کارکردی | [مسئول] / [تاریخ] | باز |
| ۳ | [محل دقیق] | [شرح] | ظاهری | [مسئول] / [تاریخ] | باز |
سه اولویت کافی است. نقص ایمنی، مثل ایراد آسانسور یا سیستم اطفای حریق، در اولویت اول قرار می‌گیرد و درباره استفاده از تجهیز باید نظر متخصص گرفته شود. نقص کارکردی، مثل فشار ناکافی پمپ، در رتبه بعد است و نقص ظاهری پس از آن. برای هر مورد، مسئول رفع، مهلت و روش تأیید اصلاح را بنویسید؛ رفع نقص را پس از بازدید دوباره ثبت کنید.
نمونه صورت‌جلسه تحویل مشاعات ساختمان از سازنده
صورت‌جلسه تحویل مشاعات ساختمان [نام ساختمان]
در تاریخ [تاریخ]، در محل ساختمان به نشانی [نشانی]، قسمت‌های مشترک و تأسیسات ساختمان از سوی [نام سازنده یا نماینده او] به هیئت‌مدیره ساختمان، منتخب مجمع عمومی مورخ [تاریخ]، با نمایندگی [نام اعضا]، به شرح زیر تحویل شد.
۱. قسمت‌ها و تجهیزات تحویل‌شده: طبق فهرست پیوست ۱.
۲. مدارک تحویل‌شده: طبق فهرست پیوست ۲. مدارک زیر تحویل نشد و سازنده متعهد است تا تاریخ [تاریخ] تحویل دهد: [فهرست].
۳. کلیدها و دسترسی‌ها: [تعداد و شرح کلیدها، ریموت‌ها و رمزها].
۴. قرائت کنتورهای مشاع در روز تحویل: آب [عدد]، برق [عدد]، گاز [عدد]. نحوه تسویه مصارف و بدهی‌های پیش از تحویل، مطابق قراردادها و توافق طرفین، به این شرح است: [مسئول پرداخت، مبلغ و مهلت].
۵. نواقص مشاهده‌شده: طبق جدول پیوست ۳. سازنده متعهد است هر نقص را تا تاریخ ذکرشده در همان جدول رفع کند.
۶. حساب مالی: سازنده صورت دریافت و هزینه مشاعات تا تاریخ تحویل را ارائه کرد و مانده [مبلغ] تومان به حساب ساختمان واریز شد / می‌شود.
۷. نواقص پنهان: امضای این صورت‌جلسه به معنای تأیید سلامت بخش‌های بازدیدنشده یا صرف‌نظر کردن از حقوق و مطالبات مربوط به نواقص پنهان نیست. پیگیری این موارد تابع قراردادهای مربوط و قوانین قابل اعمال خواهد بود.
امضای سازنده یا نماینده – امضای اعضای هیئت‌مدیره – [در صورت حضور: امضای کارشناس]
بند نواقص پنهان را متناسب با قراردادهای خرید و وضعیت ساختمان تنظیم کنید. برخی ایرادها، مثل نشتی لوله‌های توکار، در بازدید اولیه مشخص نمی‌شوند. این نمونه یک الگوی قابل تکمیل است؛ برای تعهدات مهم، اسقاط حقوق یا اختلاف با سازنده، متن نهایی را پیش از امضا به حقوق‌دان نشان دهید.
اگر سازنده همکاری نکرد
- از امضای صورت‌جلسه خودداری می‌کند: بازدید و نواقص را با حضور چند مالک، عکس و تاریخ مستند کنید و فهرست را از راهی قابل اثبات به سازنده اطلاع دهید. صورت‌جلسه یک‌طرفه به‌تنهایی جای توافق و امضای سازنده را نمی‌گیرد.
- نواقص را در مهلت رفع نمی‌کند: ابتدا تعهد و مهلت ثبت‌شده را کتبی یادآوری کنید. برای مطالبه رسمی، متن اظهارنامه و اقدام بعدی را متناسب با قرارداد و نوع نقص تنظیم کنید.
- مدارک را تحویل نمی‌دهد: نام مدارک را در فهرست کسری‌ها ثبت کنید. امکان دریافت نسخه بعضی مدارک از شهرداری، اداره ثبت یا شرکت صادرکننده را با احراز سمت و شرایط همان مرجع بررسی کنید.
مطالبه نواقص از سازنده به قراردادهای فروش واحدها و قوانین ساخت‌وساز برمی‌گردد و مسیر آن در هر پرونده فرق دارد. اگر اختلاف جدی شد، پیش از هر اقدامی با وکیل مشورت کنید و قرارداد خرید واحدها را همراه ببرید.
یک ماه اول بعد از تحویل
تحویل گرفتن شروع کار هیئت‌مدیره است. این کارها را در هفته‌های اول انجام دهید:
- حساب بانکی جداگانه برای ساختمان باز کنید.
- ساختمان را در برابر آتش‌سوزی بیمه کنید. ماده ۱۴ قانون تملک آپارتمان‌ها مدیران را مکلف کرده است کل بنا را به‌عنوان یک واحد بیمه کنند و برای عدم اقدام و وقوع آتش‌سوزی مسئولیت جبران خسارت پیش‌بینی کرده است.
- قرارداد سرویس آسانسور و تأسیسات را به نام ساختمان ببندید یا منتقل کنید. درباره سهم واحدها از این هزینه‌ها، مقاله هزینه تعمیر آسانسور بر عهده کیست را ببینید.
- روش محاسبه شارژ را در مجمع تصویب کنید. مقاله روش‌های محاسبه شارژ ساختمان گزینه‌ها را توضیح داده است.
- قواعد ساختمان را بنویسید و به اطلاع همه برسانید. قوانین آپارتمان‌نشینی نقطه شروع خوبی است.
- همه مدارک تحویل‌گرفته را اسکن و در جایی نگهداری کنید که به شخص مدیر وابسته نباشد.
از ماه اول، دریافت شارژ، هزینه‌ها و صورت‌حساب واحدها را منظم ثبت کنید و برای مدارک ساختمان یک بایگانی مشترک با دسترسی مشخص بسازید. برای سامان دادن به حساب‌ها می‌توانید امکانات نرم‌افزار مدیریت ساختمان همساده‌ها را بررسی کنید و ثبت امور مالی را از ابتدای فعالیت هیئت‌مدیره منظم پیش ببرید.
جمع‌بندی
پیش از جلسه تحویل، فهرست مدارک را آماده کنید و نماینده مالکان را مشخص کنید. در بازدید، هر نقص را با محل دقیق، عکس و مهلت رفع ثبت کنید؛ سپس صورت‌جلسه و پیوست‌های آن را به امضای طرفین برسانید. تحویل مشاعات ساختمان از سازنده زمانی روشن و قابل پیگیری است که وضعیت مدارک، تجهیزات، دسترسی‌ها و حساب مالی در یک سابقه مکتوب ثبت شده باشد.
این مطلب جنبه آموزشی دارد و جایگزین مشاوره حقوقی یا فنی نیست.
سؤالات متداول
سازنده تا چه زمانی مسئول اداره مشاعات است؟
از صرف تحویل‌ندادن مشاعات نمی‌توان یک مهلت ثابت یا مسئولیت یکسان برای همه سازندگان نتیجه گرفت. اداره ساختمان به مدیران منتخب مالکان مربوط است و تعهدات سازنده نیز باید در قراردادها و وضعیت تحویل بررسی شود. تاریخ انتقال کارهای اجرایی، حساب‌ها و دسترسی‌ها را مکتوب کنید.
سازنده باید شارژ واحدهای فروش‌نرفته را بدهد؟
اصل پرداخت هزینه‌های مشترک برای واحد خالی هم برقرار است. اگر سازنده مالک واحد فروش‌نرفته باشد، سهم آن واحد باید مطابق قانون و توافق معتبر مالکان تعیین و در حساب‌های ساختمان ثبت شود.
اگر بعد از تحویل نقصی پیدا شد چه باید کرد؟
آن را با عکس و تاریخ ثبت کنید و کتبی به سازنده اطلاع دهید. امکان مطالبه به نوع نقص، ضمانت‌ها و قراردادها بستگی دارد؛ برای نقص‌های پرهزینه با وکیل مشورت کنید.
برای بازدید مشاعات کارشناس لازم است؟
برای همه بازدیدها نمی‌توان یک الزام یکسان اعلام کرد، اما بررسی آسانسور، سیستم اطفای حریق و تأسیسات مرکزی را به فرد متخصص بسپارید. بازدید چشمی اعضای هیئت‌مدیره جای آزمون فنی یا تأییدیه ایمنی را نمی‌گیرد.
منابع
- قانون تملک آپارتمان‌ها با اصلاحات و الحاقات بعدی، مواد ۴، ۸ و ۱۴.
- آیین‌نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان‌ها، مواد ۷، ۱۲ و ۱۴؛ پایگاه رسمی قوانین و مقررات معاونت حقوقی ریاست جمهوری.
