پس از اطلاع از سرقت، مدیر باید پیش از هر چیز از دستکاری محل جلوگیری کند، موضوع را از مسیر انتظامی گزارش دهد و تصاویر دوربین، گزارش نگهبان و سایر شواهد موجود را بدون ویرایش حفظ کند. وظیفه مدیر در این مرحله، مدیریت درست امور مشترک و کمک به حفظ مدارک است؛ نه تحقیق شخصی درباره مظنونان یا اعلام نام افراد در گروه ساختمان.
صرف وقوع سرقت نیز مدیر را خودکار ضامن اموال ساکنان نمیکند. برای انتساب مسئولیت باید تعهد مدیر، اقدام یا کوتاهی او، خسارت و ارتباط میان آنها با توجه به شرایط پرونده بررسی شود. وضعیت دوربین، نگهبان و تعهدات امنیتی ساختمان نیز باید با مصوبات و قراردادهای واقعی تطبیق داده شوند.
اولین اقدام پس از اطلاع از سرقت
اگر سرقت تازه کشف شده است، مدیر ابتدا باید مشخص کند آیا خطر همچنان ادامه دارد یا خیر. اگر احتمال حضور سارق، درگیری یا خطر برای افراد وجود دارد، ساکنان نباید برای بررسی محل یا تعقیب شخص مشکوک وارد عمل شوند.
گزارش موضوع به پلیس از طریق مرکز فوریتهای ۱۱۰، مسیر عملی اولیه در وضعیت فوری است. توصیههای منتشرشده از سوی نیروی انتظامی نیز شهروندان را برای گزارش موارد مشکوک به تماس با ۱۱۰ ارجاع دادهاند.
مدیر بهتر است همزمان این اطلاعات اولیه را ثبت کند:
- زمان کشف حادثه
- شخصی که نخستین بار سرقت را گزارش کرده است
- محل دقیق حادثه
- آخرین زمانی که وضعیت عادی محل تأیید شده است
- دوربینهایی که احتمالاً محل را پوشش میدهند
- نام نگهبان یا کارکنان حاضر در شیفت
- نشانههای قابل مشاهده مانند شکستگی قفل یا در
- اقدامات انجامشده تا زمان حضور پلیس
این یادداشت، گزارش رسمی پلیس را جایگزین نمیکند. هدف آن جلوگیری از فراموششدن جزئیات اولیه است.
حفظ صحنه و تماس با مرجع انتظامی
پس از کشف آثار ورود غیرمجاز یا سرقت، جابهجاکردن اشیا، پاککردن محل، تعمیر فوری قفل یا جمعکردن وسایل ممکن است بخشی از شواهد را از بین ببرد.
تا زمانی که وضعیت توسط مرجع انتظامی بررسی نشده است، بهتر است دسترسی افراد غیرضروری به محل محدود شود. اگر اقدام فوری برای رفع خطر ضروری است، برای مثال درِ شکسته امکان ورود افراد ناشناس را ایجاد کرده، ابتدا وضعیت موجود با عکس و گزارش ثبت و درباره نحوه اقدام با مأمور رسیدگیکننده هماهنگ شود.
مدیر نباید شخصاً وسایل واحد اختصاصی را بررسی کند، کشو یا کمد را جابهجا کند یا از مالک بخواهد پیش از ثبت وضعیت محل را مرتب کند.
اگر سرقت از یک واحد اختصاصی رخ داده است، مالک یا ساکن زیاندیده معمولاً اطلاعات دقیق اموال مفقودشده را ارائه میکند. اگر سرقت مربوط به تجهیزات مشاع مانند پمپ، تجهیزات تأسیسات یا اموال عمومی ساختمان است، مدیر باید فهرست داراییها، فاکتور خرید یا اسناد ساختمان را در حد موجود آماده کند.
فیلم دوربین چگونه نگهداری و تحویل شود؟
دوربین مداربسته ساختمان میتواند اطلاعات مهمی درباره ورود و خروج، زمان حادثه یا مسیر تردد ثبت کرده باشد؛ اما ارزش فیلم فقط به وجود آن وابسته نیست. فایل باید به شکلی نگهداری شود که زمان، منبع و تغییرنکردن محتوای آن تا حد امکان قابل بررسی باشد.
قانون تجارت الکترونیکی، ارزش اثباتی دادههای الکترونیکی را صرفاً به دلیل شکل دیجیتال آنها رد نمیکند و در ارزیابی ارزش آنها به قابلیت اعتماد روش ایجاد و نگهداری توجه دارد. همچنین مفهوم «تمامیت دادهپیام» در این قانون بر کامل و بدون تغییر ماندن اطلاعات تأکید دارد.
برای حفظ فیلم دوربین:
- دستگاه ضبط را فوراً ریست یا فرمت نکنید.
- بازه زمانی مرتبط را پیش از بازنویسی خودکار دستگاه استخراج کنید.
- فقط لحظه وقوع حادثه را ذخیره نکنید؛ بازهای قبل و بعد از آن نیز نگهداری شود.
- در صورت امکان نسخه اصلی خروجی دستگاه حفظ شود.
- یک نسخه جداگانه برای مشاهده یا تحویل تهیه شود و فایل اصلی دستنخورده بماند.
- نام دوربین، تاریخ و ساعت نمایشدادهشده در دستگاه و زمان استخراج فایل ثبت شود.
- نام شخصی که فایل را استخراج کرده و محل نگهداری نسخه اصلی نوشته شود.
- روی فایل اصلی برش، فیلتر، افزایش سرعت یا ویرایش تصویری انجام نشود.
اگر ساعت دستگاه با ساعت واقعی اختلاف دارد، آن را بعد از حادثه بدون ثبت وضعیت قبلی اصلاح نکنید. ابتدا اختلاف زمانی ثبت شود تا هنگام بررسی فیلم مشخص باشد زمان نمایشدادهشده با زمان واقعی چه تفاوتی داشته است.
فیلم را به چه کسی تحویل دهیم؟
نسخه موردنیاز باید در اختیار مرجع انتظامی یا قضایی رسیدگیکننده قرار گیرد و رسید یا سابقهای از تحویل فایل نگهداری شود.
ارسال فیلم در گروه عمومی ساکنان توصیه نمیشود. تصویر ممکن است رفتوآمد ساکنان، کودکان، مهمانان یا اشخاصی را نشان دهد که ارتباطی با سرقت ندارند. همچنین انتشار تصویر یک فرد و معرفی او بهعنوان سارق، پیش از احراز موضوع توسط مرجع صالح، میتواند اختلاف حقوقی تازهای ایجاد کند.
اگر یک ساکن درخواست نسخه کامل دوربین را دارد، بهتر است درخواست و علت آن ثبت شود و در پروندههای در حال رسیدگی، نحوه ارائه تصویر با مرجع انتظامی یا مشاور حقوقی هماهنگ شود.
اطلاعرسانی به ساکنان بدون افشای اطلاعات
مدیر باید وقوع حادثهای که بر امنیت ساختمان اثر دارد را به شکل کنترلشده اطلاع دهد، اما اطلاعرسانی با انتشار تمام جزئیات یکسان نیست.
یک اطلاعیه مناسب میتواند شامل این موارد باشد:
- وقوع یک حادثه امنیتی در ساختمان
- محل کلی حادثه در صورت ضرورت
- اینکه موضوع به مرجع انتظامی گزارش شده است
- درخواست از ساکنان برای حفظ فیلم یا اطلاعات مرتبط
- یادآوری بستهماندن درهای ورودی
- درخواست گزارش مشاهدات مشخص به مدیر یا پلیس
نباید بدون ضرورت این موارد منتشر شوند:
- نام شخص مظنون
- تصویر چهره افراد در گروه عمومی
- شماره واحد زیاندیده، اگر ضرورتی ندارد
- فهرست اموال شخصی سرقتشده
- شماره تلفن یا اطلاعات شخصی شاهدان
- حدس مدیر درباره نحوه ورود سارق
- اطلاعاتی درباره نقاط کور یا ضعفهای امنیتی که هنوز برطرف نشدهاند
اطلاعیه باید بر واقعیتهای تأییدشده متمرکز باشد، نه شایعاتی که میان ساکنان مطرح شدهاند.
آیا مدیر ضامن اموال ساکنان است؟
صرف اینکه شخصی مدیر ساختمان است، او را ضامن همه اموال موجود در واحدها، خودروها یا وسایل شخصی ساکنان نمیکند.
آییننامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها، مدیر را مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمهای مجمع معرفی میکند و او را امین شرکا میداند. این مقررات بهخودیخود تعهدی با عنوان «تضمین عدم وقوع سرقت» ایجاد نمیکنند.
از سوی دیگر، ماده ۱ قانون مسئولیت مدنی مقرر میکند کسی که عمداً یا در نتیجه بیاحتیاطی به مال یا حق دیگری زیان وارد کند، در صورت تحقق شرایط مسئول جبران خسارت است. بنابراین مسئولیت مدیر باید بر اساس رفتار مشخص، وظیفهای که بر عهده داشته و ارتباط آن رفتار با خسارت بررسی شود.
برای مثال، این دو وضعیت یکسان نیستند:
وضعیت اول: ساختمان دوربین دارد اما سارق با وجود فعالبودن دوربین وارد شده است. صرف وقوع سرقت، دلیل مسئولیت مدیر نیست.
وضعیت دوم: مجمع سرویس دورهای دوربین را تصویب کرده، خرابی سیستم مدتها به مدیر گزارش شده، بودجه تعمیر نیز در اختیار او بوده اما بدون دلیل اقدامی نشده است. در چنین وضعیتی ممکن است موضوع کوتاهی مدیر مطرح شود؛ بااینحال، مسئولیت و میزان خسارت باید با توجه به همه مدارک و رابطه سببیت در مرجع صالح بررسی شود.
بنابراین جملههایی مانند «اگر دوربین خراب باشد مدیر حتماً باید خسارت سرقت را بدهد» یا «مدیر هیچ مسئولیتی در سرقت ندارد» هر دو بیش از حد قطعیاند.
پرسشهای متداول
مدیر باید فیلم دوربین را به هر ساکنی بدهد؟
خیر، ارائه عمومی یا بدون بررسی تمام فیلم دوربین توصیه نمیشود. فایل ممکن است شامل تصویر اشخاص دیگری باشد و در پرونده جاری نیز بخشی از مدارک محسوب شود. نسخه موردنیاز باید برای مرجع انتظامی یا قضایی حفظ شود. درخواست ساکن بهتر است ثبت و نحوه دسترسی با توجه به علت درخواست و وضعیت پرونده بررسی شود.
اگر دوربین خراب باشد مدیر مسئول است؟
نه لزوماً. باید مشخص شود نگهداری دوربین جزء تعهد مدیر بوده، او از خرابی اطلاع داشته، امکان رفع آن وجود داشته و کوتاهی او با خسارت ارتباط قابل اثبات داشته است. صرف خرابی دوربین یا وقوع سرقت مسئولیت مالی مدیر را ثابت نمیکند.
سرقت از پارکینگ مشاع چگونه گزارش میشود؟
مالک مال سرقتشده باید مشخصات و مدارک آن را برای گزارش انتظامی ارائه کند. مدیر نیز باید فیلم دوربین، گزارش نگهبان، وضعیت درهای ورودی و هر خسارت واردشده به تجهیزات مشترک را حفظ کند. در وضعیت فوری یا مشاهده مورد مشکوک، تماس با پلیس ۱۱۰ مسیر اولیه گزارش است.
بت تاریخ سرویس تجهیزات، آرشیو مصوبات و اطلاعرسانی یکسان به واحدها میتواند سوابق امنیتی ساختمان را قابل پیگیریتر کند. برای نگهداری منظم این سوابق میتوان امکانات مدیریت ساختمان همسادهها و صفحه امنیت و نگهداری اطلاعات در همسادهها را بررسی کرد. پاسخ پرسشهای مرتبط با خدمات نیز در سؤالات متداول همسادهها قرار دارد.
این ابزارها جای گزارش انتظامی، فیلم اصلی دوربین، قرارداد سرویس یا بررسی حقوقی مسئولیت اشخاص را نمیگیرند.
