معرفی مدیر بهتنهایی جای صورتجلسه انتخاب را نمیگیرد. در ساختمانهایی که بیش از سه مالک دارند، مدیر باید توسط مجمع عمومی مالکان انتخاب شود و تصمیم مجمع نیز در صورتجلسه ثبت و نگهداری شود. بنابراین پیام معرفی مدیر جدید، اطلاعرسانی درباره یک تصمیم ثبتشده است و نباید برای ایجاد اختیارهای تازه یا نامحدود استفاده شود.
در ادامه چند نمونه متن معرفی مدیر ساختمان برای گروه پیامرسان، تابلو اعلانات، نامه رسمی و مجتمعهای بزرگ ارائه شده است. نام اشخاص، ساختمانها و تاریخهای درجشده در نمونهها فرضی هستند و باید پیش از انتشار با اطلاعات واقعی ساختمان جایگزین شوند.
متن معرفی مدیر ساختمان باید چه اطلاعاتی داشته باشد؟
یک اعلام مدیر ساختمان لازم نیست طولانی باشد، اما نباید اطلاعات اصلی را حذف کند. ساکن پس از خواندن پیام باید بداند مدیر چه کسی است، مسئولیت او از چه زمانی آغاز شده و درخواستهای مربوط به ساختمان را از چه راهی باید مطرح کند.
اطلاعات اصلی متن معرفی عبارتاند از:
- نام و نام خانوادگی مدیر یا اعضای هیئتمدیره
- سمت هر یک از اعضا
- اشاره به مجمع عمومی یا صورتجلسه انتخاب
- تاریخ شروع مسئولیت
- مدت مسئولیت بر اساس صورتجلسه
- راه ارتباطی با مدیر
- ساعت پاسخگویی عادی
- روش گزارش خرابیها و وضعیتهای فوری
- توضیح کوتاه درباره حدود مسئولیت مدیر
بهتر است پیام معرفی، شماره یا تاریخ صورتجلسه را نیز ذکر کند. نیازی نیست تصویر کامل صورتجلسه و امضاهای مالکان در گروه عمومی یا تابلو اعلانات منتشر شود.
آیا معرفی مدیر بدون صورتجلسه اعتبار دارد؟
بر اساس ماده ۸ قانون تملک آپارتمانها، اگر تعداد مالکان ساختمان بیش از سه نفر باشد، مجمع عمومی مالکان باید مدیر یا مدیرانی را از میان مالکان یا اشخاص خارج از ساختمان انتخاب کند.
همچنین طبق ماده ۱۲ آییننامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها، تصمیمهای مجمع عمومی باید در صورتجلسه نوشته و توسط مدیر یا مدیران نگهداری شوند.
در نتیجه، یک پیام در گروه ساختمان، نامه مدیر یا اطلاعیه نصبشده روی تابلو، بهتنهایی سند انتخاب مدیر محسوب نمیشود. این پیام فقط نتیجه تصمیم مالکان را به ساکنان اطلاع میدهد.
متن قانون
انتخاب مدیر در ساختمانهای دارای بیش از سه مالک بر عهده مجمع عمومی مالکان است. تصمیمهای مجمع نیز باید در صورتجلسه ثبت شوند.
برداشت حقوقی
عنوان مدیر از تصمیم معتبر مجمع و صورتجلسه مربوط به آن ناشی میشود، نه از پیام منتشرشده در گروه ساختمان. اگر درباره نحوه تشکیل جلسه، نصاب رأی یا اعتبار صورتجلسه اختلافی وجود داشته باشد، یک پیام معرفی نمیتواند آن اختلاف را برطرف کند.
توصیه مدیریتی
ابتدا صورتجلسه انتخاب مدیر را کامل و امضا کنید. پس از آن، متنی هماهنگ با همان صورتجلسه در اختیار مالکان و ساکنان قرار دهید. نام مدیر، تاریخ شروع و مدت مسئولیت در تمام نسخههای منتشرشده باید یکسان باشد.
حدود اختیار مدیر در متن معرفی چگونه نوشته شود؟
طبق ماده ۱۴ آییننامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها، مدیر یا مدیران مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمهای مجمع عمومی هستند.
مجمع عمومی نیز بر اساس ماده ۱۱ همان آییننامه میتواند برای انعقاد قراردادهای لازم جهت اداره ساختمان، اختیار مشخصی به مدیر یا مدیران بدهد. بنابراین حدود اختیار مدیر باید از قانون، آییننامه و مصوبات مجمع برداشت شود.
عبارت مناسب برای متن معرفی میتواند چنین باشد:
«مدیر ساختمان در حدود قانون، آییننامه اجرایی و مصوبات مجمع عمومی، مسئول پیگیری امور جاری، نگهداری قسمتهای مشترک و اجرای تصمیمهای ثبتشده ساختمان است.»
بهتر است از عبارتهای زیر استفاده نشود:
- مدیر در همه امور اختیار کامل دارد.
- تصمیم مدیر در تمام مسائل قطعی است.
- مدیر بدون نیاز به مجمع میتواند هر قراردادی منعقد کند.
- تمام دستورهای مدیر بدون استثنا لازمالاجراست.
- مدیر میتواند اختیار قانونی خود را به هر شخص دیگری منتقل کند.
مطابق ماده ۱۹ آییننامه اجرایی، مدیر یا مدیران امین شرکا هستند و نمیتوانند فرد دیگری را به جای خود انتخاب کنند. مدیر میتواند برای اجرای امور از حسابدار، نگهبان، مسئول تأسیسات یا پیمانکار کمک بگیرد، اما معرفی این اشخاص به معنای انتقال سمت مدیر به آنان نیست.
نمونه متن معرفی مدیر ساختمان برای گروه ساکنان
نمونه زیر برای ساختمانهای کوچک و متوسط مناسب است و میتوان آن را در گروه واتساپ، تلگرام یا پیامرسان مورد استفاده ساختمان منتشر کرد.
نمونه کوتاه و رسمی
ساکنان محترم ساختمان سپیدار
به اطلاع میرساند بر اساس صورتجلسه مجمع عمومی مالکان مورخ ۱۲ مرداد ۱۴۰۵، آقای رضا محمدی از تاریخ ۱۵ مرداد ۱۴۰۵ بهعنوان مدیر ساختمان انتخاب شدهاند.
موضوعات مربوط به هزینههای مشترک، نگهداری مشاعات، تعمیرات و امور جاری ساختمان از طریق همین گروه یا شماره کاری مدیریت پیگیری میشود.
ساعت پاسخگویی عادی از ساعت ۱۸ تا ۲۰ است. موارد فوری مانند نشت آب، خطر برقگرفتگی، آتشسوزی یا خرابی تأسیساتی دارای احتمال خسارت، در هر ساعت قابل گزارش خواهد بود.
مدیر ساختمان در حدود مصوبات مجمع عمومی و مقررات مربوط، مسئول پیگیری امور جاری و اجرای تصمیمهای ثبتشده ساختمان است.
با سپاس از همکاری ساکنان
نمونه بسیار کوتاه برای ساختمان کمواحد
ساکنان محترم
بر اساس صورتجلسه مالکان مورخ ۱۲ مرداد ۱۴۰۵، خانم نرگس رضایی از تاریخ ۱۵ مرداد ۱۴۰۵ مسئولیت مدیریت ساختمان را بر عهده دارند.
پیگیری امور جاری از طریق گروه ساختمان انجام میشود. ساعت تماس عادی از ۱۸ تا ۲۰ و مسیر اعلام موارد فوری، تماس تلفنی است.
از همکاری همه ساکنان سپاسگزاریم.
نمونه پیام معرفی مدیر جدید پس از تغییر مدیریت
در زمان تغییر مدیر، بهتر است پیام معرفی بدون انتقاد از مدیر قبلی یا اشاره به اختلافات گذشته نوشته شود. تحویل اسناد و حسابها نیز باید جداگانه و بهصورت مکتوب انجام شود.
ساکنان محترم ساختمان ارغوان
با تشکر از زحمات خانم سارا احمدی در دوره گذشته، به اطلاع میرساند بر اساس تصمیم مجمع عمومی مالکان و صورتجلسه مورخ ۱۲ مرداد ۱۴۰۵، آقای مهدی کریمی بهعنوان مدیر جدید ساختمان انتخاب شدهاند.
مسئولیت ایشان از تاریخ ۱۸ مرداد ۱۴۰۵ و پس از تحویل اسناد مالی، قراردادها، کلیدها و مدارک ساختمان آغاز میشود.
درخواستهای عادی مربوط به مشاعات، تعمیرات، هزینههای مشترک و خدمات ساختمان از طریق گروه ساکنان ثبت خواهد شد. ساعت پاسخگویی تلفنی از ۱۷ تا ۲۰ است.
تا زمان تکمیل تحویل، امور ضروری با هماهنگی مدیر پیشین و مدیر جدید پیگیری میشود. حدود مسئولیت مدیر جدید مطابق قانون و مصوبات ثبتشده مجمع عمومی خواهد بود.
با احترام
هیئترئیسه مجمع عمومی مالکان
نمونه نامه مدیر به ساکنان
این نمونه زمانی کاربرد دارد که مدیر منتخب بخواهد پس از معرفی رسمی، شیوه ارتباط و اولویتهای روزهای نخست مدیریت را نیز توضیح دهد.
مالکان و ساکنان محترم مجتمع باران
با احترام، بر اساس تصمیم مجمع عمومی مالکان در جلسه مورخ ۱۲ مرداد ۱۴۰۵، مسئولیت مدیریت مجتمع از تاریخ ۱۸ مرداد ۱۴۰۵ به اینجانب واگذار شده است.
در دوره مسئولیت، امور جاری ساختمان، نگهداری قسمتهای مشترک، پیگیری قراردادهای مصوب، ثبت هزینهها و اجرای تصمیمهای مجمع عمومی در حدود صورتجلسات معتبر دنبال خواهد شد.
برای جلوگیری از پراکندگی درخواستها، موضوعات عادی از طریق کانال ارتباطی ساختمان ثبت میشود. تماسهای تلفنی در روزهای کاری از ساعت ۱۷ تا ۲۰ پاسخ داده خواهند شد. خرابیهایی که احتمال ایجاد خسارت فوری یا خطر برای ساکنان و ساختمان دارند، محدود به این ساعت نیستند.
در هفته نخست، اسناد مالی، قراردادهای فعال، وضعیت بیمه، بدهیها و بستانکاریها، تجهیزات مشترک و درخواستهای باز بررسی میشوند. مواردی که نیازمند تصمیم یا تأمین بودجه جدید باشند، پیش از اجرا برای بررسی به مالکان اعلام خواهند شد.
از ساکنان درخواست میشود مسائل داخل واحد را زمانی به مدیریت گزارش کنند که با قسمتهای مشترک ارتباط داشته باشد یا احتمال آسیبدیدن واحدهای دیگر و مشاعات وجود داشته باشد.
با احترام
حمید کاظمی
مدیر مجتمع باران
نمونه رسمی معرفی مدیر برای تابلو اعلانات
اطلاعیه تابلو باید برای فردی که عضو گروه پیامرسان نیست نیز قابل فهم باشد. در عین حال، بهتر است شماره شخصی مدیر روی تابلویی که در معرض دید افراد خارج از ساختمان قرار دارد منتشر نشود.
اعلام انتخاب مدیر ساختمان
به اطلاع مالکان و ساکنان ساختمان آفتاب میرساند، بر اساس تصمیم مجمع عمومی مالکان و صورتجلسه مورخ ۱۲ مرداد ۱۴۰۵، آقای علی مرادی بهعنوان مدیر ساختمان انتخاب شدهاند.
تاریخ شروع مسئولیت: ۱۵ مرداد ۱۴۰۵
حوزه پیگیری مدیر ساختمان:
- اجرای مصوبات مجمع عمومی
- رسیدگی به امور جاری ساختمان
- پیگیری حفظ و نگهداری قسمتهای مشترک
- هماهنگی خدمات و تعمیرات مصوب
- اعلام و ثبت هزینههای مشترک
- دریافت درخواستهای مرتبط با مشاعات
راه ارتباطی عادی: شماره کاری مدیریت ساختمان
ساعت پاسخگویی: شنبه تا چهارشنبه، ساعت ۱۸ تا ۲۰
گزارش موارد فوری مانند آتشسوزی، نشت آب، بوی گاز، خطرهای برقی و خرابیهای تأسیساتی دارای احتمال خسارت، خارج از ساعت فوق نیز امکانپذیر است.
این اطلاعیه برای معرفی مدیر و اعلام مسیر ارتباطی منتشر شده است. تصمیمهایی که نیازمند تصویب مالکان باشند، مطابق قانون و مصوبات مجمع عمومی اتخاذ خواهند شد.
هیئترئیسه مجمع عمومی مالکان
ساختمان آفتاب
تاریخ انتشار: ۱۴ مرداد ۱۴۰۵
نمونه معرفی هیئتمدیره در مجتمع بزرگ
در مجتمعهای بزرگ، نوشتن نام اعضای هیئتمدیره بدون تعیین سمت و مسیر ارتباطی کافی نیست. ساکنان باید بدانند موضوع مالی، فنی یا اجرایی را با کدام بخش مطرح کنند.
اعلام اعضای هیئتمدیره مجتمع
به اطلاع مالکان و ساکنان مجتمع مسکونی سروستان میرساند، بر اساس صورتجلسه مجمع عمومی مورخ ۱۲ مرداد ۱۴۰۵، اعضای هیئتمدیره مجتمع برای دوره تعیینشده در صورتجلسه به شرح زیر انتخاب شدهاند:
- آقای فرهاد حسینی، رئیس هیئتمدیره
- خانم الهام اکبری، خزانهدار
- آقای سعید رستگار، عضو هیئتمدیره و مسئول هماهنگی امور فنی
- خانم مریم توکلی، عضو هیئتمدیره و مسئول ارتباط با بلوکها
- آقای نوید صادقی، عضو هیئتمدیره
مسئولیت هیئتمدیره از تاریخ ۱۸ مرداد ۱۴۰۵ آغاز میشود.
تصمیمهای هیئتمدیره در حدود اختیارات تفویضشده از سوی مجمع عمومی و مطابق مقررات مربوط اتخاذ میشوند. موضوعاتی که خارج از این حدود باشند، برای بررسی و تصمیمگیری به مجمع عمومی ارجاع خواهند شد.
مسیرهای ارتباطی مجتمع:
- امور مالی و صورتحسابها: دفتر مدیریت
- خرابیها و درخواستهای فنی: واحد تأسیسات
- امور مربوط به بلوکها: نماینده هر بلوک
- موارد فوری: شماره کشیک تأسیسات
- پیشنهادها و اعتراضهای رسمی: مکاتبه با دفتر مدیریت
ساعت پاسخگویی دفتر مدیریت از شنبه تا چهارشنبه، ساعت ۹ تا ۱۳ و ۱۶ تا ۱۹ است. مراجعه حضوری خارج از این بازه با هماهنگی قبلی انجام میشود.
این اطلاعیه به معنای اعطای اختیار نامحدود به اعضای هیئتمدیره نیست. مبنای عملکرد مدیران، قانون، آییننامه اجرایی، قراردادهای معتبر، مقررات داخلی و مصوبات مجمع عمومی است.
مدت مسئولیت مدیر ساختمان چقدر است؟
بر اساس ماده ۱۵ آییننامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها، تعداد مدیران باید فرد باشد و مدت مأموریت مدیر یا مدیران دو سال است. مجمع عمومی میتواند این مدت را افزایش دهد و انتخاب مجدد مدیر نیز امکانپذیر است.
در متن معرفی مدیر، مدت مسئولیت باید مطابق صورتجلسه نوشته شود. اگر صورتجلسه دوره مشخصی را تعیین کرده است، نباید در اطلاعیه مدت متفاوتی اعلام شود.
عبارت مناسب:
«آقای رضا محمدی برای مدت تعیینشده در صورتجلسه مجمع عمومی مورخ ۱۲ مرداد ۱۴۰۵ بهعنوان مدیر ساختمان انتخاب شدهاند.»
اگر تاریخ پایان مسئولیت در صورتجلسه بهطور دقیق مشخص شده باشد، میتوان همان تاریخ را نیز در پیام معرفی درج کرد.
چه اطلاعات شخصی را نباید منتشر کرد؟
هدف پیام معرفی، ایجاد مسیر ارتباطی با مدیر است؛ نه انتشار اطلاعات هویتی و شخصی او.
در تابلو اعلانات یا گروه عمومی بهتر است این موارد منتشر نشوند:
- شماره ملی یا تصویر مدرک هویتی مدیر
- تصویر کامل صورتجلسه دارای امضا
- نمونه امضای مدیر
- نشانی دقیق محل سکونت
- اطلاعات اعضای خانواده
- رمزها و کدهای امنیتی ساختمان
- تصویر قراردادهای حاوی اطلاعات شخصی
- اطلاعات حساب بانکی در اطلاعیه عمومی
- شماره تماس پیمانکار یا کارکنان بدون هماهنگی
- جزئیات اختلافهای مالی و شخصی ساکنان
در مواد مربوط به انتخاب و وظایف مدیر، الزام مستقیمی برای نصب شماره شخصی مدیر روی تابلو اعلانات پیشبینی نشده است. در صورت نیاز، استفاده از شماره کاری مدیریت، تلفن دفتر یا مسیر ارتباطی مشترک انتخاب محتاطانهتری است.
اگر شماره شخصی مدیر در گروه بسته ساکنان منتشر میشود، بهتر است رضایت او، ساعت پاسخگویی و موارد مجاز تماس از ابتدا مشخص باشند.
پیام معرفی مدیر نباید شامل چه موضوعاتی باشد؟
پیام معرفی مدیر برای اعلام نتیجه انتخاب و مسیر ارتباطی است. بهتر است مسائل دیگر در اطلاعیههای جداگانه مطرح شوند.
موضوعات نامناسب برای پیام معرفی عبارتاند از:
- اعلام نام بدهکاران
- تهدید به قطع خدمات
- انتقاد از مدیر قبلی
- شرح اختلافهای داخلی
- متهمکردن مالک یا ساکن
- اعلام هزینهای که هنوز تصویب نشده است
- وعده تعمیرات بدون بودجه یا قرارداد
- تغییر مقررات ساختمان بدون مصوبه
- اعلام جریمههای فاقد مبنای روشن
مطالبه رسمی بدهی هزینههای مشترک، شرایط و تشریفات جداگانهای در ماده ۱۰ مکرر قانون تملک آپارتمانها دارد. یک پیام معرفی مدیر نباید با اخطار بدهی یا اظهارنامه قانونی اشتباه گرفته شود.
اقدامهای هفته اول مدیر پس از معرفی
پس از اعلام مدیر ساختمان، چند اقدام اجرایی باید بدون تأخیر انجام شوند. این اقدامات به روشنشدن نقطه شروع مسئولیت و جلوگیری از اختلاف درباره اسناد و داراییها کمک میکنند.
دریافت صورتجلسه انتخاب
مدیر باید نسخه نهایی صورتجلسه را دریافت و نگهداری کند. این سند باید تاریخ جلسه، نتیجه انتخاب، مدت مسئولیت و حدود اختیارات تصویبشده را مشخص کند.
تحویل اسناد از مدیر قبلی
تحویل مدیریت بهتر است با یک صورت تحویل مکتوب انجام شود. موارد زیر باید بررسی شوند:
- مانده حساب بانکی و صندوق
- فهرست بدهیها و بستانکاریها
- قبوض و پرداختهای در انتظار
- قراردادهای فعال
- اسناد بیمه
- صورتجلسات گذشته
- کلیدها و تجهیزات
- پرونده سرویسهای دورهای
- درخواستها و تعمیرات ناتمام
- پروندههای حقوقی یا اداری باز
صورت تحویل برای اتهامزنی به مدیر قبلی تنظیم نمیشود؛ بلکه مشخص میکند چه اسناد و مسئولیتهایی در چه تاریخی تحویل شدهاند.
بررسی بیمه آتشسوزی ساختمان
مدیر باید اعتبار بیمه آتشسوزی ساختمان، تاریخ انقضا، مشخصات ملک و رسید پرداخت حق بیمه را بررسی کند. تکلیف بیمه ساختمان در قانون تملک آپارتمانها و آییننامه اجرایی آن پیشبینی شده است.
کافیبودن مبلغ پوشش، استثناهای بیمهنامه و شیوه جبران خسارت به شرایط همان بیمهنامه بستگی دارد و باید با شرکت بیمه یا مشاور مربوط بررسی شود.
تعیین مسیر ثبت درخواستها
مدیر باید مشخص کند خرابیهای عادی، اعتراضهای مالی و وضعیتهای فوری از چه طریقی گزارش میشوند. ثبت درخواست در یک مسیر مشخص، احتمال فراموششدن پیامها یا اختلاف درباره زمان اعلام خرابی را کاهش میدهد.
تفکیک امور فوری و تصمیمهای نیازمند مجمع
همه درخواستها در یک سطح نیستند. نشت لوله اصلی یا خطر برق با رنگآمیزی راهرو یا تغییر دکوراسیون مشاعات تفاوت دارد.
مدیر میتواند امور را به این صورت دستهبندی کند:
- خرابیهای فوری برای جلوگیری از خطر یا خسارت
- امور جاری در حدود بودجه و مصوبات موجود
- اقدامهایی که به بودجه یا تصویب جدید مجمع نیاز دارند
این تفکیک مانع از وعدهدادن برای کارهایی میشود که هنوز بودجه یا مجوز لازم را ندارند.
اشتباههای رایج در اعلام مدیر ساختمان
انتشار پیام پیش از تکمیل صورتجلسه
ممکن است نتیجه رأیگیری بهصورت شفاهی مشخص شده باشد، اما صورتجلسه هنوز امضا نشده یا تاریخ شروع مسئولیت روشن نباشد. انتشار زودهنگام پیام میتواند بعداً باعث اختلاف شود.
درج اختیارهای نامحدود
مدیر مسئول اداره ساختمان و اجرای مصوبات است، اما نمیتواند صرفاً با درج یک جمله در اطلاعیه، اختیارهای مجمع را به خود منتقل کند.
مشخصنکردن زمان پاسخگویی
اعلام شماره تماس بدون تعیین ساعت پاسخگویی میتواند باعث تماسهای غیرضروری در ساعات استراحت شود. مسیر گزارش موارد اضطراری نیز باید جداگانه مشخص شود.
انتشار چند نسخه متفاوت
اگر در تابلو اعلانات یک تاریخ و در گروه ساختمان تاریخی دیگر نوشته شود، زمان شروع مسئولیت مبهم خواهد شد. نسخه نهایی متن باید در تمام کانالها یکسان باشد.
ترکیب معرفی با اخطار و شکایت
پیام نخست مدیر نباید با فهرست بدهیها، گلایه از ساکنان یا شکایت از مدیر قبلی آغاز شود. این موضوعات باید در مسیر و اطلاعیه مناسب خود پیگیری شوند.
تفاوت معرفی مدیر با انتخاب مدیر ساختمان
این مقاله درباره مرحله پس از انتخاب مدیر است؛ یعنی زمانی که مجمع تصمیم خود را گرفته و اکنون باید نام مدیر، تاریخ شروع، حدود مسئولیت و مسیر ارتباطی به ساکنان اعلام شود.
فرایند تشکیل جلسه، معیارهای انتخاب، شرایط رأیگیری و انتخاب یک یا چند مدیر موضوع متفاوتی است. برای بررسی آن میتوانید راهنمای انتخاب مدیر ساختمان را مطالعه کنید.
پس از انتخاب مدیر، بهتر است صفحه انتخاب مدیر نیز با انکرتکست «نمونه متن معرفی مدیر ساختمان» به این مقاله لینک داده شود تا کاربر بتواند از مرحله انتخاب به مرحله اعلام نتیجه برسد.
جمعبندی
پیش از انتشار متن معرفی مدیر ساختمان، این موارد را بررسی کنید:
- مدیر در جلسه یا بر اساس توافق معتبر انتخاب شده باشد.
- تصمیم انتخاب در صورتجلسه ثبت شده باشد.
- نام و سمت مدیر با صورتجلسه مطابقت داشته باشد.
- تاریخ شروع مسئولیت دقیق نوشته شود.
- مدت مدیریت بیشتر یا کمتر از مصوبه اعلام نشود.
- حدود اختیار مدیر به قانون و مصوبات مجمع ارجاع داده شود.
- ساعت پاسخگویی و مسیر اعلام موارد فوری مشخص باشد.
- اطلاعات شخصی غیرضروری منتشر نشود.
- پیام معرفی با اخطار بدهی یا اختلافهای داخلی ترکیب نشود.
- یک نسخه یکسان از اطلاعیه در اختیار ساکنان قرار گیرد.
ثبت مصوبات، نگهداری اسناد و ارسال یک اطلاعیه یکسان به همه واحدها، احتمال گمشدن اطلاعات یا انتشار نسخههای متفاوت را کاهش میدهد. مدیران میتوانند امکانات مدیریت ساختمان در همسادهها را برای ثبت امور مالی، ارسال پیام و تابلو اعلانات بررسی کنند. ساکنان نیز از طریق بخش امکانات همسادهها برای ساکنان به اطلاعیهها و اطلاعات قابل ارائه ساختمان دسترسی خواهند داشت.
این امکانات جای صورتجلسه معتبر، مصوبه مجمع یا مشورت حقوقی را نمیگیرند و صرفاً میتوانند ثبت و اطلاعرسانی امور ساختمان را منظمتر کنند.
پرسشهای متداول
آیا معرفی مدیر بدون صورتجلسه کافی است؟
در ساختمانهایی که بیش از سه مالک دارند، معرفی مدیر بدون صورتجلسه کافی نیست. انتخاب مدیر بر عهده مجمع عمومی مالکان است و تصمیمهای مجمع باید در صورتجلسه نوشته و نگهداری شوند. پیام گروه یا اطلاعیه تابلو فقط نتیجه انتخاب را اعلام میکند.
در ساختمانهای کوچکتر نیز ثبت توافق بهصورت کتبی، حدود مسئولیت، مدت مدیریت و تاریخ شروع را روشنتر میکند. اعتبار هر توافق در اختلاف مشخص باید بر اساس اسناد ساختمان و شرایط پرونده بررسی شود.
شماره تماس مدیر را میتوان در تابلو نصب کرد؟
در مقررات مربوط به انتخاب و وظایف مدیر، تکلیف مستقیمی برای نصب عمومی شماره شخصی مدیر دیده نمیشود. درج شماره کاری، تلفن دفتر یا مسیر ارتباطی مشترک معمولاً محتاطانهتر است.
اگر شماره شخصی منتشر میشود، بهتر است با رضایت مدیر، در حد نیاز و همراه با ساعت پاسخگویی باشد. وضعیت تابلویی که در معرض دید افراد خارج از ساختمان است نیز باید در تصمیمگیری در نظر گرفته شود.
متن معرفی مدیر جدید چگونه محترمانه نوشته میشود؟
متن محترمانه با اشاره به تصمیم مجمع شروع میشود، از مدیر قبلی بدون اغراق تشکر میکند، نام مدیر جدید و تاریخ شروع مسئولیت را مینویسد و مسیر ارتباطی را مشخص میکند.
در این پیام نباید اختلافات گذشته، نام بدهکاران یا انتقاد از اشخاص مطرح شود. برای پرسشهای عمومی مرتبط با خدمات ساختمان نیز میتوان بخش پرسشهای متداول همسادهها را بررسی کرد.
